Электронный способ ведения бизнеса позволяет создавать виртуальные предприятия, которые не имеют собственного офиса, четкой организационной структуры и строгого рабочего графика. Такие предприятия могут объединять людей, решающих сложную техническую задачу, например, разработка программного обеспечения, анализ информации или подготовка публикаций. Для подобных виртуальных групп важно обеспечить целостность коллектива, распределение обязанностей и контроль за выполнением поставленных задач. Можно для этого использовать полноценные системы управления бизнес-процессами с поддержкой всего разнообразия схем и диаграмм BPML, но виртуальные команды создаются на короткое время для решения конкретной задачи, поэтому в большинстве случаев для простого распределения обязанностей подойдут и более «аскетичные» инструменты.
Одним из них вполне может стать электронная канбан-доска. Канбан – часть методологии «бережливых технологий», разработанной в Японии. Само слово «канбан» на японском означает «реклама», но в методологии lean это магнитная доска со стикерами разных цветов, расчерченная на вертикальные столбцы. Обычно это такой набор, как «планы», «в работе», «сделано», «принято», а прикрепленные к столбцам стикеры – отдельные задания для конкретных людей. Доска выполняет три основные задачи: визуализирует производство, разделяя задачи на отдельные элементы и назначая для каждой из них ответственного; регулирует количество одновременно выполняемых работ, поскольку сотрудник способен делать одновременно только одно задание; позволяет оценить время, затрачиваемое на каждое отдельное действие, чтобы в дальнейшем его можно было оптимизировать. На реальном производстве физические канбан-доски располагаются прямо в цеху и позволяют руководству, да и всем сотрудникам быстро определить, кто чем занят сейчас и чем ему предстоит заняться. В целом же, канбан – это удобный инструмент распределения обязанностей и контроля деятельности сотрудников.
Методология канбан легко может быть перенесена в электронный вид – доска превращается в портал, столбцы – в колонки таблицы, а стикеры – в сниппеты или портлеты (области, выделенные цветом и содержащие информацию по отдельному проекту). При расположении такого инструмента на общедоступном сервере его можно использовать и для распределения обязанностей в виртуальном коллективе, и для взаимодействия с заказчиками. Именно поэтому сейчас подобного рода сервисы развиваются достаточно активно, причем именно в виде облачных решений. Впрочем, канбан-доски часто встроены в классические инструменты управления проектами или PLM-решения.
Однако если полноценные системы управления проектами стоят достаточно дорого, то облачные сервисы канбан-досок обойдутся дешевле – как минимум можно бесплатно испытать инструмент в работе и оценить его эффективность. В частности, можно воспользоваться такими инструментами, как Kanban Tool, Kanban Flow, Trello или LeanKit. Некоторые сервисы можно использовать вообще бесплатно. Есть решения, которые позволяют работать, в частности, с помощью мобильных устройств, что стало актуально в последнее время. Таким образом, совсем не обязательно покупать полноценную систему управления проектами, если нужно в небольшой виртуальной команде просто организовать распределение обязанностей, взаимодействие с клиентами и обеспечить контроль сроков выполнения заданий. В большинстве случаев достаточно воспользоваться бесплатными облачными сервисами канбан-досок.
