«Волжское пароходство» совместно с командой департамента EPM «КОРУС Консалтинг» за 7,5 месяцев внедрили и запустили в промышленную эксплуатацию систему бюджетирования и управленческой отчетности на базе Optimacros. Выбранный проектный подход позволил сократить сроки проекта почти в 2 раза относительно стандартных сроков реализации похожих по сложности моделей.
Предпосылкой к внедрению системы стала необходимость перехода от ручной подготовки бюджетов и отчетности в Excel к более качественным и современным инструментам. Для этого компания «Волжское пароходство» решила внедрить систему, которая позволит cократить трудозатраты и сроки прохождения бюджетной кампании, а также процесс подготовки управленческой отчетности. Кроме того, система должна была обеспечить необходимый уровень детализации данных для оперативного реагирования на вызовы современного рынка перевозок, включая корректировку текущих планов на всех уровнях управления компанией. Новый продукт разработали при помощи команды «КОРУС Консалтинг», а само решение получило название «УМА» («умная аналитика»).
Компании «Волжское пароходство» важно контролировать финансовые показатели в разрезе рейсов по каждому судну. Для этого необходимо правильно сформировать матрицу расстановки флота, позволяющую эффективно использовать доступный ресурс флота в зависимости от типа груза и маршрута судна, а также верно учитывать все элементы жизненного цикла судна и ремонтную программу флота. Кроме того, необходимо формировать и учитывать распределение условно-постоянных и эксплуатационных расходов, включая расчет потребности на топливо, формирование расходов на персонал и многих других затрат компании.
На входе в проект было принято решение разделить разработку системы на 2 части. За 2,5 месяца в промышленную эксплуатацию была запущена стартовая MVP модель, что позволило сразу начать планирование в системе. Дальнейшие работы по созданию методологии и проектированию системы велись параллельно. Благодаря такому подходу за 5 месяцев команды «Волжского пароходства» и «КОРУС Консалтинг» реализовали полнофункциональную модель бюджетного управления и управленческой отчётности, в том числе модели факторного анализа и формирования прогноза.
Разработанная система включает 5 подмоделей планирования и формирования отчетности, до 45 аналитических срезов, более 3000 расчётных показателей, более 400 скриптов-макросов, более 350 форм ввода, загрузки и отчётов, более 10 потоков интеграций и 40 навигационных дэшбордов. Все это позволит компании детально планировать и отслеживать финансовый результат и эффективность каждого отдельного судна, а также проектов судов, своевременно проводить необходимые оперативные корректировки планов. Качество разработанного архитектурного решения для системы «УМА» подтверждено техническим аудитом со стороны вендора Optimacros.
В процесс планирования на базе новой системы уже вовлечено большое количество пользователей, которые принимали участие в проекте внедрения. Руководство компании привлекает к работе с продуктом всех участников, влияющих на финансовый результат, что позволит улучшить координацию процесса планирования и выстраивать более сбалансированные и выверенные планы на всех уровнях управления.
При помощи новой системы бизнесу удалось сократить время проведения бюджетной кампании до 2-х недель вместо 4-х, а также повысить скорость формирования отчетов, время сбора и обработки фактических данных из источников почти в два раза. Это позволило перераспределить время специалистов, занятых выполнением рутинных операций, на решение более важных стратегических задач.
«Волжское пароходство» планирует развивать и обогащать систему. В ближайшем будущем специалисты реализуют расчет расстановки флота с использованием оптимизатора, консолидацию плановой и фактической отчетности по группе компаний и расширение функциональности модуля «Персонал».
«Системы управленческой отчетности и бюджетирования – основа для трансформации бизнеса. Поэтому проект «УМА» имел критически важное значение для нашей компании. Уже на текущем этапе его реализации многие наши ожидания оправдались: мы сократили не только трудозатраты и сроки формирования управленческой отчетности, но и лимитные затраты компании на 5%. Денежный эффект от внедрения системы оказался в полтора раза выше, чем мы планировали. И это далеко не полный перечень. Таких результатов удалось достичь, прежде всего, за счет высокого уровня вовлеченности команды финансового блока Волжского пароходства и наших партнеров», — подчеркнул заместитель генерального директора по финансам и экономике компании «Волжское пароходство» Михаил Бибнев.
«Направление грузоперевозок водным транспортом обладает глубокой спецификой: например, календарь работы флота на год должен учитывать подневный статус каждого судна, а графики ремонтов судов речного флота (РСФ) зависят от периода межнавигационного отстоя. Это требует применения нестандартных подходов в части системы планирования операционной деятельности. За время проекта нам удалось комплексно погрузиться в судоходный бизнес, разобраться и научиться управлять факторами, которые непосредственно влияют на эффективность планирования и финансовый результат — от матрицы расстановки флота до экономических и геополитических факторов. Думаю, проект «УМА» может стать не только внутренним драйвером успеха для Волжского пароходства, но и показательным для всей отрасли», — отметил директор Департамента ЕРМ «КОРУС Консалтинг», Юрий Орлянский.
«Рады поздравить коллег с успешным завершением проекта и быть причастными к достижению качественного результата в столь сжатые сроки. Это стало возможным благодаря выбранной гибкой методологии внедрения, поддержанной возможностями платформы Optimacros. Валидация архитектурных решений укрепила уверенность в конечном результате при масштабировании MVP модели. Эффективность практической реализации достигнута благодаря многолетней и доказанной экспертизе в автоматизации процессов бюджетирования команды департамента ЕРМ «КОРУС Консалтинг», а также высокой вовлеченности в проект ключевых экспертов и бизнес-спонсоров со стороны «Волжского Пароходства», — прокомментировал Максим Шилов, коммерческий директор Оптимакрос.
