Алексей Алексеев, директор по маркетингу, ОАО «Электронная Москва»
Специфика внедрения СЭД в госсекторе
В настоящее время в учреждениях и организациях органов законодательной, исполнительной и муниципальной власти, а также хозяйствующих субъектов различных форм собственности нашей страны используется множество различных систем электронного документооборота. Как правило, они представляют собой огромный подкласс территориально распределенных автоматизированных систем, основной целью которых являются решение задач внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и обработки обращений населения, а также повышение производительности и эффективности документооборота и делопроизводства в целом.
Государственные структуры в сравнении с коммерческими компаниями и промышленными предприятиями при внедрении и эксплуатации СЭД более требовательные заказчики, а сами проекты автоматизации работы с документами в государственном учреждении или органе власти – самые трудоемкие. В различных ведомствах курсирует колоссальное количество документов различного формата, и объемы гораздо больше, чем в любой, даже очень крупной коммерческой компании. К тому же «зоопарк» систем и слабая интеграция их между собой – обычное явление в государственной структуре на старте проекта внедрения электронного документооборота. Например, до начала использования нынешней СЭД в Правительстве Москвы насчитывалось несколько слабо интегрированных между собой систем. Такая ситуация не позволяла решать важные задачи по совершенствованию госуправления: сокращение времени на обмен информацией, повышение уровня обслуживания, качества и доступности государственных услуг, оптимизация и регламентация процедур, перевод предоставляемых государственных услуг в электронный вид, совершенствование исполнения контрольно-надзорных функций. В связи с этим переход от разрозненных систем к централизованному решению при внедрении СЭД – необходимый шаг.
Типовые задачи внедрения
К типовым задачам внедрения СЭД следует отнести:
- увеличение скорости документооборота до необходимого для организации показателя – путем внедрения электронного взаимодействия исполнителей;
- обеспечение надлежащего уровня исполнительской дисциплины – за счет внедрения автоматизированных форм контроля исполнителей, подготовки специальной отчетности;
- повышение качества принятия управленческих решений на разных уровнях функционального управления – с помощью отбора и доставки необходимых для эффективного принятия решений документов ответственными лицами, предоставления необходимой информации в наглядной, удобной форме в виде подборок деловых документов;
- автоматизм и безошибочность в работе исполнителей с документами – благодаря применению предопределенных маршрутных технологий обработки документов, а также персональных функций контроля;
- организация безопасного и эффективного доступа сотрудника и заказчиков к знаниям, которые накапливаются в виде множества корпоративных документов, – посредством эффективной систематизации документальных фондов, использования информативных корпоративных классификаторов, современных методов поиска и защиты данных;
- выстраивание надежной системы защиты документов от несанкционированного доступа – вследствие интеграции технологий криптозащиты и электронной цифровой подписи;
- организация целостного документооборота в системе распределенных подразделений – за счет эффективной синхронизации данных на разных площадках;
- автоматизация обращений граждан согласно действующему законодательству РФ – путем оптимизации процесса регистрации и рассмотрения обращений граждан в государственные органы, органы местного самоуправления или к конкретному должностному лицу.
Основные технические и организационные проблемы внедрения СЭД
Внедрение СЭД – процесс очень сложный, требующий тщательной подготовки и огромных усилий, причем не только со стороны поставщика электронной системы, но и со стороны заказчика. Заказчик должен хорошо представлять все преимущества и возможности СЭД, иначе могут возникнуть трудности при дальнейшей реализации проекта.
Именно подготовительная часть является наиболее важным этапом внедрения. Здесь выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с системой, осуществляется сбор необходимого информационного материала и т. д. При этом требуется согласованность действий как в ходе планирования проекта между заказчиком и поставщиком, так и внутри организации заказчика.
На предварительном этапе также необходимо подготовить регламенты формализации всех бизнес-процессов на уровне документооборота: при отсутствии четких единых правил работы, регламентирующих документооборот внутри организации, эффективная эксплуатация системы и реализация процесса миграции бумажных документов в электронный формат невозможны.
Внедрение СЭД влечет за собой увеличение количества пользователей ПК и значительное повышение нагрузки на серверы. Одна из возможных проблем – неготовность ИT-инфраструктуры заказчика к предстоящим нагрузкам. В результате эффективность системы падает, возникают сбои в работе ПО. Чрезмерная нагрузка может привести к поломке технических средств, при этом возрастают не только материальные, но и репутационные риски. Еще одно потенциально слабое звено успешного проекта – пользователи организации. Они должны быть готовы к использованию электронных форм взаимодействия в своей повседневной работе, поэтому необходимо предусмотреть программу их обучения.
На этапе проектирования важно определиться и с возможностями масштабирования будущей СЭД. Как показывает практика, наиболее надежно работает СЭД, размещенная в частном облаке в ЦОД. Для нормальной работы с облачной СЭД организации необходимо обеспечить скорость подключения не ниже 10 Мб/с.
С точки зрения обеспечения безопасности и соответствия требованиям федерального законодательста системы, размещенные в ЦОД, имеют преимущество. С учетом того, что СЭД органов исполнительной власти является постоянно развивающейся системой, для бесперебойной работы необходимо создать не только масштабируемую с учетом роста, инфраструктуру, но и развернуть сервисы, позволяющие обеспечить грамотную релизную политику и техническую поддержку, сформировать тестовую площадку для приемо-сдаточных испытаний.
Возможность организации юридически значимого документооборота
Сами по себе электронные документы не имеют юридической силы, поскольку не имеют защиты от изменения и не обеспечивают конфиденциальность передаваемой информации. Необходимо, чтобы документы в электронном виде имели вес, для этого необходим юридически значимый электронный документооборот.
При внедрении в государственной структуре системы электронного юридически значимого документооборота следует учитывать несколько важных аспектов. Во-первых, это технические аспекты перехода – перевод уже существующих архивов в электронный вид и выстраивание процессов организации потоков документов и информации, ее надлежащего сбора и систематизации, обеспечение безопасности и надежности. Во-вторых, это сложившийся в государственных структурах иерархичный тип организационной культуры, требующий фундаментального изменения культуры госслужащих, что само по себе является трудоемким и длительным процессом, требующим применения индивидуальных решений и подходов.
Отметим, что работа с электронными документами, особенно при организации юридически значимого документооборота, предъявляет к СЭД новые требования в плане информационной безопасности. Информационная безопасность – это не только сохранность и надежное резервирование электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне, антивирусная защита, контроль над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.
Об экономическом эффекте
Экономический эффект при переходе к централизованной СЭД, естественно, имеется, но, на наш взгляд, стоит говорить не собственно о нем, а о повышении качества принимаемых решений и снижении трудовых затрат на обработку документации. Существуют даже количественные показатели. В Москве регламент на обработку бумажного обращения гражданина (жалобы) составляет 30 рабочих дней, а на обработку обращения, поданного в электронном виде, – восемь. По данным ДИТ Правительства Москвы, реальный срок реакции на электронную жалобу в 2013 г. составил четыре рабочих дня. Дополнительно созданы электронные приложения и для граждан, и для чиновников, интегрированные с СЭД, которые упрощают взаимодействие граждан и власти.
Перспективы СЭД в органах власти
Если говорить о единой СЭД, которая объединила бы все органы государственной власти в масштабах страны, то ее экономическая целесообразность под вопросом, во всяком случае, при современном развитии ИТ-инфраструктуры. В случае жесткой централизации системы эксплуатационные затраты на поддержание каналов связи будут весьма ощутимыми. Хорошие перспективы у распределенной системы, которая объединяет региональные СЭД через шлюзы с федеральным центром. В Москве, Казани и ряде других регионов уже есть положительный опыт внедрения СЭД. Регионы, только начавшие переход к электронному документообороту, могут воспользоваться этим опытом, существенно сократив стоимость и сроки разработки собственной системы. Внедрение сложной региональной СЭД возможно и экономически оправдано, обеспечивает создание прозрачной системы взаимодействия гражданина с властью, в результате чего в выигрыше оказываются все – и государственные структуры, и население. Доказательством может служить сокращение регламентных сроков рассмотрения обращений населения в Москве (при рассмотрении жалоб – более чем в три раза), а также внедрение более 100 электронных услуг, которые снизили необходимость общения гражданина или организаций с чиновниками (в частности, через электронный документооборот города Москвы в 2013 г. оформлено 243 разрешения на строительство и 117 разрешений на ввод в эксплуатацию).
