Специалисты компании АФМ-Серверс завершили внедрение системы «1C:Документооборот 8 КОРП» в «Дальневосточной энергетической управляющей компании». Новая система, охватившая 200 рабочих мест, объединила работу пяти подразделений предприятия, удаленных друг от друга на тысячи километров. В электронный вид переведено формирование первичных заявок на строительство энергообъектов, сметной документации и кадровых приказов. В результате бумажный документооборот сокращен более чем в 2 раза. Вдвое ускорилась обработка и согласование финансовых документов, договоров с подрядчиками и поставщиками строительных материалов и оборудования. Это помогает компании оперативно управлять реализацией инвестиционных проектов в условиях удаленности производственных подразделений от центра принятия решений и разницы в часовых поясах, а также бесперебойно снабжать объекты строительства всеми необходимыми ресурсами.
Основным видом деятельности Общества стало управление проектами опережающего развития энергетической инфраструктуры Дальнего Востока, имеющими государственное значение. В настоящее время, компания управляет пакетом из 11 инвестиционных проектов развития энергетики Дальнего Востока, расположенных на территории 4 субъектов Дальневосточного федерального округа.
Подразделения АО «ДВЭУК» расположены на территории Республики Саха (Якутия), Магаданской области, в г. Владивостоке и в г. Москве. Ежемесячно в компании обрабатывается около 1 500 документов — кадровых приказов, финансовых документов, договоров с подрядчиками и поставщиками строительных материалов и оборудования.
Расширение географии строительных объектов, рост количества разъездных сотрудников, непрерывно увеличивающийся объем оформляемых документов привели к тому, что использовавшаяся ранее система электронного документооборота перестала обеспечивать потребности компании: обмен данными между подразделениями задерживался, на согласование и подписание договоров стало уходить все больше времени.
Руководство АО «ДВЭУК» приняло решение о переводе предприятия на новую систему электронного документооборота, которая помогла бы организовать надежное хранение документов, ускорить их формирование и обработку, сократить время на согласование договоров и финансовой документации. Кроме того, требовалось усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Для финансово-экономического управления в компании уже успешно используется информационная система, созданная на базе «1С:Управления производственным предприятием», поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы «1С:Предприятие 8» — «1C:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала компания АФМ-Серверс.
В настоящее время в системе работает 200 сотрудников бухгалтерии, финансового, сметного, проектного, юридического и других отделов АО «ДВЭУК».
Ключевые итоги проекта:
- Создана единая для всех подразделений система обработки и хранения документации Разграничены зоны ответственности подразделений и отдельных сотрудников компании, настроены индивидуальные правила доступа к системе. Это сократило время на поиск и формирование документов. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа, исключена утеря оригиналов.
- Формирование и согласование первичных заявок на строительство, сметной документации, кадровых приказов переведено в электронный вид. В результате объем бумажного документооборота уменьшился более чем в два раза.
- Бесшовная интеграция системы с решением «1С:Управление производственным предприятием» существенно упростила работу с документами:
- Скан-копии первичных документов хранятся теперь не в разных программах, как это было ранее, а в базе «1С:Документооборота». Любой сотрудник, например, менеджер проекта, может не выходя из окна системы «1С:Управление производственным предприятием» просматривать соответствующие заявки, договоры, сметную документацию, платежные документы и т.д., хранящиеся в базе документооборота. Это существенно экономит рабочее время пользователей.
- При согласовании документов пользователь может в системе документооборота получить сведения из «1С:Управление производственным предприятием 8» об отсутствующих сотрудниках, о том, по какой причине и на какой срок отсутствует согласующее лицо, кто в данный момент его замещает. Это помогло исключить потери времени при передаче документов по цепочке согласования. В итоге согласование финансовых документов, договоров с подрядными организациями, а также поставщиками строительных материалов и оборудования ускорилось более чем в 2 раза.
Трякшин А.Н., директор по экономической безопасности АО «ДВЭУК»: «Руководство компании высоко оценило возможности работы с системой «1C:Документооборот КОРП». Решение многих срочных вопросов, согласование договоров с подрядчиками и документов на оплату стало проходить быстрее, работа управленческого аппарата стала более слаженной».
