Для получения эффекта от ИТ их нужно уметь правильно использовать. Информационные системы помогают перестроить процессы в компании, контролировать и даже предсказывать результаты. Есть несколько классов информационных систем, которые помогают предприятию в ведении бизнеса: документооборот, бухгалтерские программы, CRM, ERP и множество других. К таким классам относится информационная система управления проектами (ИСУП). Один из производителей решений класса ИСУП компания Advanta провела конференцию «Внедрение проектного управления. Успешный проектный офис 2016», на которой обсуждались, в частности, вопросы оптимизации бизнеса за счет внедрения решений для управления проектами.
Методология проектного управления ориентирована на оптимизацию расходов, что особенно востребовано в сложной экономической ситуации. ИСУП позволяет выявить возможные точки роста, непродуктивных расходов и потери времени. Правда, для этого, как правило, требуется перестраивать бизнес-процессы. Часто результаты деятельности ИСУП используются менеджерами проектов для доказательства перед руководством правильности производимых изменений. И если в тучные годы, когда ситуация достаточно стабильна, руководство имеет право на ошибку, то в критической ситуации, когда изменений приходится делать много и быстро, одна ошибка может обойтись слишком дорого.
Выступавшие на конференции эксперты не рекомендуют сразу устанавливать большую и сложную систему проектного управления. В частности, Павел Алферов, директор Центра управления проектами и программами Проектного офиса Национальной технологической инициативы, советует начинать построение системы проектного управления с внедрения временной ИСУП и применения временной методики управления проектами. Такое пилотное внедрение позволит оценить возможности технологии и методологии, поможет сформулировать требования к основной системе, которая уже будет развернута на всем предприятии. Начать такой пилот можно и во время кризиса – денег на него много не потребуется, но если он позволит оптимизировать сложные проекты компании, то это даст возможность стабилизировать основной бизнес.
Денис Базин, директор компании «Адванта Консалтинг», вообще считает, что построение ИСУП не всегда удается обосновать и не всегда первым шагом должно быть построение ИСУП. Его компания уже 11 лет занимается продажей решений для создания ИСУП. По опыту, построение информационной системы для управления проектами не может быть основной целью. Чаще специалистам «Адванта Консалтинга» приходится изменять бизнес клиентов, делать его более системным. В частности, до 20% времени руководителя можно сэкономить только на том, чтобы совещания по проектам содержали не выяснение статусов каждого проекта, а разбор реальных проблем, решать которые должен руководитель. Для этого нужно определить так называемый набор контрольных точек по каждому проекту и концентрировать внимание и подробно разбираться только в тех проектах, которые выбиваются из запланированного графика. В результате оперативное совещание по проектам может занимать полчаса. Это часть методики управления проектами, однако для ее реализации как раз и нужна учетная система, которая поможет зафиксировать отклонение проекта от плана.
Тем не менее, компании, которым удалось перейти на систему проектного управления, отмечают положительный эффект от внедрения этой методики и технологии. В частности, Андрей Делидов, директор «Строй-проекта», отмечает, что его компании удалось снизить себестоимость производства на 20% за счет введения тендеров и управления проектами. Компания занимается разработкой проектов зданий и сооружений, и система проектного управления на текущий момент охватывает не только руководителей и сотрудников компании, но и фрилансеров, к услугам которых приходится прибегать, и даже частично клиентов. Система также позволяет контролировать сотрудников, которые работают дома, – на домашнюю работу был полностью переведен региональный офис компании, но это не сказалось на производительности его сотрудников. Андрей Делидов считает, что именно ИСУП является основной системой компании, с которой нужно интегрировать все остальные информационные системы.
Валерий Коржов
