Создание правовой основы для перехода на электронные архивы позволит оптимизировать расходы бизнеса, а также полностью перевести жизненный цикл документа в цифровой формат. Такие заявления сделали представители ПАО «Сбербанк» на Всероссийском форуме ЭДО’2022 в ходе сессии АНО «Цифровая экономика», посвященной коррекции Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
По экспертным оценкам, сегодня предпринимательское сообщество вынуждено нести колоссальные издержки на архивное хранение бумажных документов. Так, величина таких расходов у Сбербанка России составляет 2,5 млрд. рублей в год, у операторов связи – 16 млн. рублей в год, у клиентов операторов электронного документооборота — до 4 млн. рублей в год. Законопроект, предлагающий скорректировать Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и другие профильные нормативные акты, направлен на совершенствование правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов, а также на создание условий для использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы. Законопроект принят Государственной Думой РФ в первом чтении, сейчас ведется доработка основных направлений, в которой принимают участие парламентарии всех профильных комитетов, представители крупнейших компаний страны и эксперты АНО «Цифровая экономика».
Правительственный законопроект № 1173189-7 предусматривает возможность создавать юридически равнозначные копии документов в электронном виде и на бумажных носителях, а также решает вопрос подписания таких документов усиленной цифровой подписью. По законопроекту, при соблюдении условий хранения документов у компаний и органов власти появится возможность уничтожать их бумажные версии уже через год. Сейчас в России максимальный срок хранения документов колеблется от 25 до 45 лет, что в постоянном режиме увеличивает расходы бизнеса и государства на организацию их хранения и перемещения. Помимо сокращения издержек цифровизация документооборота позволит ускорить бизнес-процессы в три-пять раз. Рано или поздно, уверены в комитете Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи, страна придет к цифровому документообороту, поэтому уже сейчас важно обеспечить его надёжность, бесперебойность и защиту прав всех его участников.
Заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития России Сослан Габуев сообщил в ходе дискуссии на ЭДО’2022: «Принятие данного проекта ФЗ позволит получить существенный экономический эффект, обеспечит перевод архивных документов в электронный вид, а, значит, поможет снизить затраты на хранение физических копий документов. Законопроект также стимулирует развитие электронного документооборота — компании смогут создать электронные дубликаты бумажных документов и обмениваться ими в рамках ЭДО без утраты юридической значимости. Кроме того, законопроектом предусматривается возможность провести конвертацию электронных документов — осуществить перевод документа в иной формат для оптимизации хранения или удобства обмена», — отметил он.
Специалисты уверены, что перевод даже части архивов в электронный вид и отказ от ведения и хранения бумажных документов позволит стране сэкономить сотни тонн бумаги, спасти от уничтожения сотни тысяч, если не миллионы, деревьев и защитить природные ресурсы, так как производство бумаги – одно из самых вредных для экологии.
Координатор федерального проекта «Единой России» «Цифровая Россия», член комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Антон Немкин заявил, что в рамках двух направлений федпроекта — «Фабрика цифровых сервисов» и «Цифра – народная программа» — будет идти активная работа по содействию цифровизации документооборота в регионах России. «Одна из задач проекта как раз и состоит в том, чтобы собрать пожелания и запросы бизнеса, определить самые насущные и помочь их реализовать», — сказал Антон Немкин. Он также отметил, что при цифровизации архивных данных нужно думать не только о том, чтобы просто перевести их в электронный вид, но и работать над их качеством: данные должны быть точными, целостными, релевантными, совместимыми и управляемыми.
Управляющий директор центра GR, ПАО «Сбербанк» Сергей Беспалов подчеркнул основную проблему нынешней редакции договора – кредитные организации практически исключены из процесса перевода документации из бумажного вида в электронный. «Это не дает возможности оптимизировать расходы бизнеса на хранение и предоставлять гражданам и юридическим лицам полноценные удобные дистанционные сервисы, где жизненный цикл документа будет полностью переведен в цифровой вид. Нужно предоставить возможность кредитным организациям изготавливать электронные дубликаты самостоятельно, либо разрешить обращаться за изготовлением дубликата к услугам специализированных организаций, предусмотренным законом. Кроме того, из нынешней редакции необходимо исключить ряд требований, среди которых обязательное хранение бумажной копии при наличии электронной, а также расширить перечень возможностей для работы с электронными документами для бизнеса», — заявил Сергей Беспалов.
«Законопроект об электронных архивах изначально был призван снизить издержки бизнеса на хранение архивных бумажных документов и стимулировать переход на безбумажный документооборот. Если эта цель не будет достигнута, архаичные инструменты обмена информацией будут тормозить технологическое обновление базовых секторов экономики и создание безопасной среды оборота достоверной информацией. Как следствие, мы рассчитываем на то, что несмотря на непростой диалог вокруг предлагаемых поправок, ключевые участники приложат все усилия для достижения целей законопроекта», — комментирует Евгения Мешкова, руководитель направления правовых инициатив департамента развития и планирования Фонда «Сколково».
«Уже сейчас важно думать о правоприменении, о технологических и процедурных стандартах электронного архива на основе передовых технологий лигалтех. Тогда мы решим проблему дружелюбности, это ускорит внедрение.
Решений, которые бы в комплексе её решали по всем направлениям, пока нет. Это будет осложнять правоприменение. Но есть наработки. Система ГАРАНТ сегодня включает более 200 млн. документов, оцифрованных, с оглавлениями и гиперссылками» — подчеркнул Алексей Пауков, Генеральный Директор ООО «Электронный экспресс».
Эксперты отрасли также уверены, что расширение сферы применения электронного документооборота должно производиться без ущерба для аутентичности, целостности и доступности таких документов. Достижение этой цели возможно при условии создания инфраструктуры, позволяющей участникам рынка обеспечивать перевод документов из бумажной формы в электронную и наоборот, преобразовывать электронные документы из одного формата в другой, а также свободно делегировать функции хранения электронных документов третьим лицам без создания угрозы нарушения их сохранности и юридической значимости.
Всероссийский Форум ЭДО’2022 «Электронный документооборот. Тренды. Регулирование. Практика» проходит в Москве до 10 июня.
