Агентство делового туризма «Аэроклуб» представило инструмент для управления командировками Travel Board. Сервис содержит информацию о динамике и текущем состоянии деловых поездок в компании: позволяет в режиме реального времени контролировать командировочный бюджет и структуру расходов, отслеживать нарушителей тревел-политики, строить прогностические модели экономии, отслеживать местонахождение деловых путешественников по интерактивной карте. Travel Board стал стартовой страницей онлайн-системы управления деловыми поездками TIME, а в перспективе будет единой точкой входа в экосистему IT-продуктов «Аэроклуба».
Все данные представлены в Travel Board в простом и наглядном формате виджетов в едином окне. Благодаря этому тревел-специалистам и руководителям соответствующих функций и подразделений больше не нужно настраивать сложные громоздкие отчеты и выгружать их из BI-системы, чтобы получить аналитический срез по ситуации с командировками в компании. Работа в системе не требует специальных навыков: все данные доступны в «один клик» в любой момент времени с любого устройства, включая телефон и планшет.
«Непростое для индустрии делового туризма время мы использовали для того, чтобы расширить портфель наших ИТ-продуктов, помогающих компаниям за счет автоматизации бизнес-процессов более целесообразно распоряжаться ресурсами – как человеческими, так и финансовыми. Travel Board станет удобным инструментом для оценки эффективности тревел-процессов и их оптимизации», – отметила Юлия Липатова, генеральный директор агентства делового туризма «Аэроклуб».
Данные в Travel Board доступны для специалистов разного уровня – от тревел-координаторов, административных и директоров по закупкам до топ-менеджмента компании, повышая таким образом прозрачность и эффективность рабочих процессов. В зависимости от роли пользователя сервис предоставит доступ либо к данным всего холдинга, либо к данным конкретной компании (юридического лица) внутри группы.
Среди основных разделов, доступных в рамках Travel Board:
- «Текущие показатели» покажут объем тревел-расходов, а также количество оформленных командировок и нарушений тревел-политики за интересующий период.
- «Уровень удовлетворенности сервисом» позволит контролировать качество услуг агентства «Аэроклуб» и в режиме реального времени отслеживать мнение внутреннего клиента о сервисе.
- «Структура расходов и обороты» обновляется дважды в день и показывает процентное соотношение оформленных услуг: авиа- и железнодорожных билетов, отелей, трансферов и других бронирований.
- Виджеты с числом авторизаций на единицу времени и топ сотрудников с самой долгой авторизацией дадут возможность контролировать этот бизнес-процесс и в автоматическом режиме делать прогноз потенциальной экономии за счет сокращения времени на него.
- Виджеты «Нарушения тревел-политики», «Топ-5 причин выбора не минимального тарифа» и «Топ-5 нарушителей лимитов» позволят отслеживать и своевременно пресекать случаи недобросовестного бронирования тревел-услуг. Специальный алгоритм позволит трэвел-специалисту спрогнозировать оптимизацию бюджета за счет устранения подобных случаев нарушений и/или корректировки тревел-политики.
- Календарь командировок и интерактивная карта обеспечат контроль за безопасностью сотрудников в командировках. Карта показывает местоположение всех командированных сотрудников или всех бизнес-туристов, которые находятся в конкретном регионе или городе.
«Инструмент консолидирует всю основную информацию по командировкам, благодаря чему у тревел-специалистов больше нет необходимости запрашивать отчеты, когда нужно оперативно уточнить те или иные данные – для этого достаточно зайти в систему и посмотреть цифры. Самая интересная вещь – это карта командировок. Она выручает в экстренных ситуациях: когда в той или иной стране происходят волнения, можно проверить, кто из сотрудников находится там в настоящий момент, и связаться с ним. Ранее мы искали такие командировки вручную. Могу с уверенностью сказать, что Travel Board существенно оптимизирует мои трудозатраты», – прокомментировала Зульфия Алексеева, координатор по организации деловых поездок TEVA.
В 2021 году «Аэроклуб» планирует запуск аналогичного сервиса для деловых путешественников, пользователей онлайн-платформы TIME – система будет адаптирована под соответствующие задачи и права доступа и, среди прочего, будет включать функционал Bleisure для совмещения командировки и личного отдыха.
https://aeroclub.ru
