Компания «ASAP Разработка», партнер фирмы «1С», провела вебинар на тему «Некачественная НСИ. Скрытая угроза проекту внедрения «1С: ERP» на производственном предприятии». Эксперты рассказали об одной из составляющих успешного внедрения ERP-системы на производственном предприятии – качестве нормативно-справочной информации (НСИ).
Открывая вебинар, генеральный директор компании «ASAP Разработка» Валерий Воробьев отметил, что в ходе реализации проектов специалистов в первую очередь интересует функциональность систем, а тема НСИ зачастую отходит на второй план – воспринимается как само собой разумеющееся. При этом не учитывается, что порядок с НСИ оказывает большое влияние на запуск информационных систем.
Любая ИС может быть настроена хорошо, но некачественные данные становятся источником ошибок (проверено на практике). Компании «ASAP Разработка» не первый год развивает отдельное направление и формирует группу специалистов, отвечающих за обеспечение качественной (насколько это возможно) подготовки НСИ до продуктивного старта.
В ERP-cистемах огромное количество справочников, и одна из задач специалистов – обеспечить должное качество данных. В портфеле компании «ASAP Разработка» – проекты, номенклатура которых включала в себя сотни тысяч наименований (до миллиона), 200–300 тыс. спецификаций технологических карт. Два десятилетия компания занимается полнофункциональным внедрением, развитием и поддержкой ERP-cистем, преимущественно на производственных предприятиях. Начинали с машиностроения, дискретного производства, постепенно наращивая перечень отраслей.
Средний срок запуска полнофункционального ERP-проекта составляет 9–12 месяцев, в ходе работ компания, в штате которой примерно 100 специалистов, использует собственную методологию быстрого внедрения. Количество пользователей систем, внедряемых компанией, насчитывает 500–700 (в типовых проектах).
Среди распространенных проблем, связанных с организацией НСИ, генеральный директор отметил их дублирование, копирование, нахождение в разных базах. По мере перехода к эффективной системе управления НСИ нужно приводить в порядок.
Варианты ошибок
О типовых угрозах, связанных с НСИ, участникам вебинара рассказал руководитель отдела НСИ компании «ASAP Разработка». В процессе отказа от зарубежных ERP-систем в пользу «1С: ERP» правильность наполнения НСИ в сочетании с грамотно построенной архитектурой эксперт назвал залогом успешного перехода на российский продукт.
Основу модулей всех систем составляет информация, ведение которой возложено на держателей ИТ-систем (условно на ИТ-отдел). Однако информацией владеет бизнес. И чем больше в компаниях и на предприятиях привыкают к такой схеме, тем выше риск возникновения проблем с НСИ. Как показывает практика, бизнес контактирует с ИТ на предмет НСИ лишь в случаях, когда дают о себе знать грубые ошибки.
ИТ-отдел вводит соответствующие процессы, но далеко не всегда они описываются должным образом. Если данные и методика их ведения не определены стандартами предприятия или не предусмотрен формализованный набор общих правил, информация дублируется. Это означает, что в компании разрозненные наборы данных с непонятным назначением, неизвестной актуальности и т. д. В результате невозможно внедрить нормальный учет и отчетность, которой можно доверять. В такой ситуации сама цель внедрения, например ERP-системы, вызывает сомнение: на основе каких данных вести учет? В совсем запущенных случаях возникает закономерный вопрос, а можно ли на основе такой информации приступать к внедрению ERP-системы.
Наведение порядка
Начинать, по словам эксперта, следует с формирования команды, мотивированной на общий результат. Заказчику рекомендуется делегировать представителя бизнеса, знающего суть данных, и специалиста, отвечающего за введение данных в систему и понимающего технические аспекты их создания и хранения в исходной системе.
Системами пользуются разные подразделения бизнеса, подходы которых к ведению НСИ не совпадают, что также следует учитывать. При отсутствии централизованного ведения НСИ в подсистемах формируются правила, основанные на несогласованных приоритетах работы с данными. Например, номенклатура заводится каждый раз в соответствии с первичным документом от поставщика, что приводит к дублированию имеющейся номенклатуры и проблемам учета.
Для каждого подразделения важны свои параметры даже одной и той же номенклатуры. Для того чтобы все учесть, нужно проанализировать состояние НСИ: ее состав в действующих системах, информационные потоки (не исключено, что одно и то же вводится дважды) и интерфейсы сопряжения систем, использование НСИ в текущих и новых системах (надо ли внедрять все).
Стоит обратить внимание на достаточность имеющегося набора данных, поскольку иногда новая система требует информации, которая вообще не учитывалась. В таком случае информацию предстоит обогащать, запланировать соответствующую работу на этапе загрузки шаблонов.
Среди ключевых характеристик данных НСИ эксперт отметил достоверность, оперативность и дискретность. Проверяется также корректность формата данных НСИ (в некоторых системах числовые значения хранятся как строка).
Если систем – потребителей НСИ несколько, то каноническую модель данных можно определять на уровне шины (как форматную, так и логическую). Кроме того, анализируются режимы трансляции НСИ через межсистемные интерфейсы (направление, периодичность, однократно или постоянно).
МDМ-помощник
Ключевой процедурой «обретения порядка» эксперт назвал организацию бизнес-процессов ведения НСИ, правил и документов. Помощником в таком случае может стать система МDМ (Master Data Management). Ее использование даст возможность упорядочить процесс заведения данных, организовать централизованное их хранение, классификацию. Шина определит каноническую модель, что важно при наличии нескольких систем-потребителей.
По мнению эксперта, если формализованные правила на предприятии есть, на первом этапе можно обойтись без МDМ-системы, но надо «шлифовать» документы, уточнять правила.
Если НСИ представляет собой «корпоративный котел», который «заполнялся» без оглядки на общие правила, то современные ИТ-инструменты, в частности, на базе искусственного интеллекта, сервисы в рамках МDМ, помогут навести порядок в имеющемся пуле данных. Наименование разбивается на слова, и система анализирует, что это такое (например, конденсатор). Постепенно система обучается и понимает, что это слово – наименование класса и т. д.
Классификация – принадлежность к тому или иному классу на основании набора признаков. Один из принципов классификации номенклатуры – нормализация. Это совокупность правил наименования и обнаружения дублей на основании конкретных значений ключевых реквизитов класса, приведение данных к корректному формату. Эксперт отметил, что даже после нормализации имеющихся данных их полноты может не хватить для корректной полноценной работы системы. Одна из рекомендаций состоит в том, что при миграции данных в «1С: ERP» стоит учитывать архитектуру системы и обогащать ее необходимыми данными.
К числу актуальных вопросов в области НСИ относится ведение аналогов, особенно в приборостроении. Вчера была ориентация на импортные детали из-за их характеристик, размерности и т. д. Сейчас по понятным причинам ставка делается на отечественные изделия. Стандарты есть, но рабочие наименования у каждого производителя свои. Специалистам нужно знать, аналог ли это, допустима ли замена (все параметры элемента невозможно помнить). Соответствующие связи прослеживаются в МDM-системе.
В ERP предусмотрен документ «Разрешение на замену». Приборостроители оперируют такими понятиями, как «разрешение на отступление», «разрешение на отклонение». На уровне предприятия устанавливаются действия и форматы работы с ними. Однако такие документы могут являться предшественником разрешения на замену в ERP. В них указывается не только «что на что меняется», но и какие мероприятия, например, логистические, технологические, необходимо провести.
Алгоритм внедрения
На вебинаре шла речь и о справочнике «Виды номенклатуры», который позволяет объединять номенклатуру по разным признакам учета и настраивать перечень дополнительных признаков.
В ходе внедрения ERP следует определить участников и заинтересованных лиц для классификации и учета, противоречивые интересы разные подразделений, основания классификации. Здесь же устанавливаются важные параметры работы ERP, например, группы аналитического и финансового учета, возможные схемы обеспечения. Кроме того, при переходе из другой системы предусматривается, как будет определяться вид номенклатуры. Предстоит также выбрать источник и технологию загрузки номенклатуры.
Значения признаков классов в типовых конфигурациях «1С: ERP» без программных доработок можно хранить в дополнительных реквизитах. Среди преимуществ этого подхода – оперативное изменение без привлечения программиста, доступность в типовых отчетах, возможность задавать шаблоны наименований.
Однако очевидны и минусы. В частности, особого внимания требует работа на уровне программиста с дополнительными реквизитами. При включении реквизитов в несколько видов владельцем реквизита остается первый добавленный вид. Желательно присваивать конкретные имена для разработчика, чтобы избежать проблем при работе в нескольких базах данных. Могут возникнуть сложности при создании, повторной загрузке значений, особенно для множественных реквизитов. Непросто разграничить доступ к редактированию реквизитов и их значений.
В конце вебинара представители компании рассказали о своих предложениях по сопровождению и анализу НСИ, в частности, о методологической помощи в разработке концепции миграции данных, организации процесса ведения НСИ и работы соответствующей группы.
