Кирилл Соколов, директор по продуктам, компания «Логика Бизнеса»
Прежде чем рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России начал показывать уверенный ежегодный рост и появилась потребность в управлении знаниями, заказчики прошли все традиционные стадии принятия технологий: недоверие, попытки обойтись существующими приложениями, признание неизбежного и радость обладания. Сегодня СЭД способны оптимизировать бизнес-процессы всей организации заказчика и закрыть собой самые разные задачи.
Зрелость рынка
Сейчас кажется невероятным, но системы электронного документооборота не всегда воспринимались заказчиками как самостоятельный класс программного обеспечения. На заре проникновения технологий в массы я часто слышал: «А зачем нам СЭД? У нас есть ERP, там мы и автоматизируем документооборот». Такое отношение к оптимизации делопроизводства не означало отсутствия в этой области точек роста для организации – просто не было понимания, что для подобных задач требуется отдельное решение. Для автоматизации документооборота пытались использовать и ERP, и портальные решения, например SharePoint от Microsoft, создавали сетевые папки в локальной сети. Такие попытки были распространены в начале нулевых, но я не слышал ни об одном примере успешного полноценного внедрения: оно всегда ограничивалось автоматизацией нескольких бизнес-процессов, и на этом внедрение СЭД заканчивалось.
Заказчики решали свои специфические задачи и далее систему не развивали, так как понимали, что на базе того же ERP – это долго, дорого и неэффективно.
Сегодня никому не надо объяснять пользу полноценной СЭД – она очевидна, как очевидно и то, что наибольший эффект приносит внедрение комплексного решения во всей организации, автоматизирующего все аспекты работы с документами. За последние 15–20 лет большинство крупных организаций внедрили у себя СЭД, а некоторые даже успели сделать это несколько раз, убедившись в неэффективности систем, автоматизирующих только отдельные документоориентированные процессы и/или подразделения организации.
Пришло понимание, что на базе СЭД можно автоматизировать не какие-то отдельные задачи, а большинство документоориентированных процессов. Подобные системы еще называют ECM (Enterprise content management – управление контентом), и на такие решения есть уверенный спрос. По данным Tadviser, рынок ECM в России показывает ежегодный рост в 10%.
Потребность подтверждается исследованиями. Одно из них «Логика Бизнеса» проводила совместно с IDC: 34% опрошенных топ-менеджеров компаний поддерживают идею расширения автоматизации с помощью ECM, 14% имеют четкое представление о влиянии системы на эффективность бизнеса, 12% включили цифровизацию документооборота в стратегию на обозримое будущее.
Половина опрошенных организаций имеет выделенный бюджет на внедрение и модернизацию СЭД (у 32% он составляет 1–5% общих затрат на ИТ), и каждая третья компания намерена его увеличить в ближайшие год-два.
Почему СЭД необходим современным организациям
Осознание значимости СЭД пришло на рынок постепенно. Первые специализированные системы служили для регистрации и учета документов, как некая электронная картотека. Потом их стали использовать для выдачи и контроля заданий, добавлять файлы документов и согласовывать их. Со временем функционал все больше проникал в смежные области: автоматизацию проведения совещаний, оформление пропусков, контроль работ по договору, ведение претензионно-исковой деятельности, управление проектной документацией и т. д.
СЭД стали интегрировать с другим ПО организации: учетными системами для передачи данных по договорам и договорным событиям, кадровыми системами для синхронизации справочников организации и календаря отпусков, порталами для выгрузки нормативных документов и т. п. Возможность автоматизировать множество процессов с помощью СЭД – это первое, что дает современный продукт.
Второе – заказчики покупают и внедряют большие системы на всю компанию, но почти никогда не закрывают ими мелкие повседневные задачи, которые нужно решать определенным департаментам. Дописывать ради них большую систему – дорого, долго и проблематично. Например, отделу требуется совместная редактура документов. Для реализации требования надо сходить к ИТ-специалисту, тот пообщается с подрядчиком, потом начнутся составление сметы, согласование и т. д. В крупных компаниях это может занимать годы, поэтому люди ищут обходные пути: используют Google Docs, IBM Box и т. п. Современные СЭД хороши тем, что предоставляют бизнес-пользователям гибкие инструменты для настройки под себя части системы, не затрагивая функционал для других департаментов и без привлечения ИТ-специалистов.
Третье – с развитием сетей и с удешевлением Интернета СЭД стали использовать для обмена документами внутри большой организации между ее территориально распределенными филиалами – фактически система стала связывать организацию в единое информационное пространство. К примеру, один из наших клиентов – федеральное ведомство – сделал СЭД основой для передачи внутренних документов, писем, приказов между головным подразделением, региональными управлениями и инспекциями по всей стране. В этой большой системе можно всегда найти данные обо всех документах и их состоянии.
Будущее ECM-рынка
*рис СХЕМА
Безусловно, как опытный участник рынка наша компания прогнозирует его развитие. Можно выделить три типа информации:
- структурированная – информация, которая имеет определенную структуру и организацию данных. Например, записи о транзакциях или журналы событий;
- неструктурированная – информация, которая либо не имеет заранее определенной структуры данных, либо не организована в установленном порядке (например, письма, договоры и т. п.);
- медиаконтент – аудио, видео, изображения.
Три основные стадии использования этих данных: накопление, хранение и последующий анализ.
Структурированные данные создаются, хранятся и анализируются в системах типа ERP, учетных системах, BI-решениях. Неструктурированные данные создаются в системах типа СЭД, хранятся в электронных архивах и отчасти в СЭД. Для извлечения полезных знаний из неструктурированных данных применяются системы текстовой аналитики: интеллектуального поиска, классификаций текстов, извлечения данных c помощью машинного обучения. Примеры таких систем: ABBYY Compreno, IBM Watson и Preferentum.
В работе с неструктурированными данными большинство организаций уже используют СЭД и сейчас находятся на этапе создания электронных архивов – общих и специализированных (например, финансовых, технических документов и др.). Лишь единицы организаций находятся на подступах к внедрению систем текстовой аналитики. Именно в этом направлении рынок и будет двигаться в ближайшие годы: создание электронных архивов и систем, позволяющих извлекать полезную информацию из неструктурированного контента. В области текстовой аналитики компании ведут пока просветительскую работу: прорабатывают сценарии использования, создают прототипы для изучения новых технологий. Мы видим будущее в управлении знаниями на корпоративном уровне и планомерно движемся в этом направлении.
Платформенный подход
Еще одной явной тенденцией развития СЭД стал платформенный подход. Поскольку функционал систем расширился, их используют для решения самых различных задач, вендоры начали двигаться в сторону адаптации ПО к платформам. Современные СЭД представляют собой не только законченный продукт, но и платформу, которую можно развить в нужном заказчику направлении, используя упомянутые выше инструменты.
Помимо обеспечения гибкости платформы решают вопрос с интеграцией разных ECM-продуктов на своей базе, по умолчанию связывая их в единое информационное пространство со справочниками, модулями поиска и т. д. Платформа также становится для других систем единой точкой входа.
Темп жизни постоянно повышается, все больше появляется новых технологий и продуктов. Процессы меняются, и производители законченных продуктов просто не успевают за ними. Платформы позволяют при помощи партнеров, внутренних ресурсов заказчика решать конкретные задачи гораздо быстрее.
