Мир меняется. Информационные технологии прочно вошли в повседневную жизнь современного человека. Ежемесячная аудитория Интернета в Российской Федерации в октябре 2016 – марте 2017 г. достигла 87 млн человек в возрасте 12–64 лет, что составило 71% всего населения страны в данной возрастной категории. Число пользователей глобальной сети в нашей стране выросло за период с 2000 по 2016 г. более чем в 30 раз, что позволило России переместиться с 13-го на 6-е место в мировом рейтинге. Мы с вами работаем, учимся, развлекаемся, общаемся и совершаем покупки уже совсем не так, как делали это 10–15 лет назад.
Электронные документы
Современную жизнь невозможно представить без информационных технологий. Количество сообщений и файлов, отправляемых посредством электронной почты и различных мессенджеров, превышает количество бумажной корреспонденции уже не в разы, а в десятки и сотни тысяч раз. Пожалуй, лишь в корпоративном секторе объем почтовой корреспонденции сохраняется на прежнем высоком уровне. Это связано с устоявшимися бизнес-процессами и требованиями к порядку обмена первичными учетными документами. Свыше 110 тыс. счетов-фактур было принято и отправлено ПАО «Нижнекамскнефтехим» в 2016 г. в бумажном виде. Помимо счетов-фактур оформление и обмен с контрагентами в бумажном виде осуществляются товарными и товарно-транспортными накладными, актами приема-передачи и актами выполнения работ, сертификатами, декларациями и прочими документами.
Бумажный документооборот имеет целый ряд недостатков и ограничений:
- низкую скорость обмена документами и их подписания;
- невозможность контроля сроков согласования и подписания документов;
- многократное копирование одного документа при обработке его разными службами;
- вероятность утери оригинала документа;
- материальные затраты на создание, хранение и отправку документов;
- трудоемкий поиск необходимых документов.
Но и в этой области наметился сдвиг. В соответствии с утвержденной Стратегией развития информационных технологий в Российской Федерации были внесены изменения в законодательные акты, направленные на развитие инфраструктуры электронной коммерции, электронного документооборота и информационной безопасности. В частности, внесены изменения в Федеральный закон № 63 от 06 апреля 2011 г. (ред. от 23 июня 2016 г.) «Об электронной подписи», изданы приказы Минфина и ФНС России, утверждающие форматы электронных документов и порядок их обмена. Федеральным законом от 23 июня 2016 г. № 220 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти» были внесены изменения в Уголовно-процессуальный кодекс РФ, Гражданский процессуальный кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Кодекс административного судопроизводства РФ, иные законодательные акты, которые направлены на принципиальные изменения в восприятии электронных документов и их возможного применения судами в своей деятельности.
Если до принятия этих законодательных актов еще было определенное недоверие со стороны бизнес-сообщества к нововведениям в документообороте, то в настоящий момент накопившийся опыт и практика показали несостоятельность этих опасений. Взаимодействие с контрагентами в электронном виде имеет следующие преимущества:
- мгновенные отправка, получение и внесение корректировок в документы прямо из учетной системы ПАО «Нижнекамскнефтехим»;
- онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи);
- сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение документов (электронные документы не требуют дублирования на бумаге);
- прием ФНС и судами электронных документов в качестве оригиналов;
- легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам;
- повышение эффективности бизнес-процессов.
Юридическая значимость электронных документов обеспечивается усиленной квалифицированной электронной подписью и осуществлением обмена документами через операторов электронного документооборота, внесенных в реестр операторов ЭДО Федеральной налоговой службы. Процедура обмена четко регламентирована, а сам обмен совершается по зашифрованным каналам связи. Тем самым созданы все необходимые предпосылки для перехода межкорпоративного юридически значимого документооборота в цифровой формат.
Цифровая эра
Руководство «Нижнекамскнефтехима» уделяет большое внимание развитию информационных технологий в ПАО. Одним из шагов в этом направлении является переход на электронный документооборот с деловыми партнерами. Специалистами департамента информационных технологий была проведена подготовительная работа по изучению законодательных актов и лучших практик, определены требования к интеграции учетной системы «Нижнекамскнефтехима» с информационной системой оператора ЭДО. По результатам проведенного конкурса было выбрано оптимальное интеграционное решение. Завершение проекта и полный переход на электронный документооборот запланированы на ноябрь – декабрь текущего года.
Переход на электронный документооборот затронет все службы ПАО «Нижнекамскнефтехим» и потребует изменений текущих бизнес-процессов. В частности, необходимо изменить порядок оформления, отправки и приема передаточных документов, актов и товарных накладных, пересмотреть порядок согласования и подписания документов, внести в действующие договора и соглашения условие об обмене документами в электронном виде. По окончании работ по интеграции решения будет осуществлена рассылка приглашения на обмен юридически значимыми электронными документами деловым партнерам Общества.
Первыми начали обмениваться электронными документами специалисты транспортного управления. Начальник транспортного управления В.В. Матросов рассказывает: «Совместно со специалистами ДИТ в августе – сентябре текущего года мы провели опытно-промышленную эксплуатацию процесса обмена электронными доверенностями с нашими партнерами из транспортной компании Delko. Новая схема работы показала высокую оперативность и эффективность, поэтому мы планируем распространить полученный опыт на взаимоотношения с остальными нашими перевозчиками. Также ведется работа по переходу на безбумажный документооборот с ОАО «Российские железные дороги».
Обновление инфраструктуры
Технологическая возможность оперативного обмена электронными документами с контрагентами возникла после перевода в мае текущего года ERP-системы ПАО «Нижнекамскнефтехим» на новую технологию SAP HANA. В результате были значительно повышены скорость обработки больших объемов информации и принятия решений, точность прогнозов и качество планирования, на порядок увеличилась производительность самой SAP ERP за счет перехода на обработку больших объемов данных в памяти, которую обеспечивает SAP HANA. Существенно возросла производительность SAP ERP – формирование «тяжелых» отчетов, которое раньше занимало часы, теперь стало выполняться за минуты.
Необходимость перехода на SAP HANA и новое оборудование с большим объемом оперативной памяти назрела давно. Классическая ERP-система работала уже с максимальной загрузкой в пиковые периоды – она была не способна обеспечить «Нижнекамскнефтехиму» эффективный переход в цифровую эру. Компании требовался принципиально новый уровень точности аналитики, прогнозов и планирования, который возможен только при обработке «сырых» данных с датчиков. Это связано, в частности, с тем, что на заводе пластиков ПАО «Нижнекамскнефтехим» с 2017 г. успешно эксплуатируется система автоматизированного учета готовой продукции, позволяющая вести ежесуточный учет всех выпускаемых пластиков по сменам, маркам, партиям.
Потребность в создании такой системы возникла вскоре после запуска первой линии по выпуску полистиролов и оставалась актуальной по мере ввода в эксплуатацию последующих производств пластиков. Перед заводскими специалистами была поставлена задача использовать имеющиеся технические возможности оборудования, которые позволяли бы осуществлять передачу данных о количестве расфасованной в мешки готовой продукции через распределенную систему управления (РСУ) в системы оперативно-диспетчерского управления (АСОДУ) с интеграцией с системой управления предприятием на основе SAP ERP. Специалисты сектора АСУТП цеха КИПиА, управления разработки и внедрения АСУ центра автоматизации и департамента информационных технологий с поставленной задачей успешно справились. Однако без существенного увеличения производительности ERP-системы невозможно было бы обработать поток данных из новой учетной системы.
«Миграция на SAP HANA с одновременным переходом на новое оборудование – очень важный для нас проект, и его результат нас удовлетворил: производительность системы существенно повысилась. В результате внедрения платформы HANA мы получаем новое качество ведения бизнеса, улучшение понимания происходящих бизнес-процессов и управления ими. Технологические возможности SAP HANA предоставляют бизнесу огромное количество преимуществ, в том числе быстрый анализ больших объемов данных, увеличение скорости принятия решений, улучшение качества планирования, повышение точности прогнозов. Кроме того, SAP HANA позволяет реализовывать ускоренные, гибкие и быстрые процессы, обеспечивает новые возможности развития», – отметил Николай Баранов, директор ДИТ «Нижнекамскнефтехим».
Таким образом, переход на новые информационные технологии позволил ПАО «Нижнекамскнефтехим» ускорить работу автоматизированной учетной системы, анализа, планирования и управления, обеспечил эффективное взаимодействие с контрагентами в электронном виде.
