Компания SAP, один из лидеров на рынке корпоративных приложений, и Группа «Черкизово», крупнейший в России производитель мясной продукции и комбикормов, объявили о первых результатах внедрения системы управления корпоративным контентом на базе SAP Extended ECM by OpenText. Решение позволило «Черкизово» на 15% сократить затраты на персонал, работающий с документами, увеличить в 2 раза качество и на 20% — скорость обработки документов. В результате внедрения на 60% сократились налоговые риски, связанные с утерей или недобросовестным хранением оригиналов.
На выбор системы управления корпоративным контентом повлияло сразу несколько факторов. Во-первых, лидирующие позиции разработчика платформы, компании SAP, на мировом рынке корпоративного ПО. Во-вторых, наличие масштабируемого решения, учитывающего территориальную распределенность компании и поддерживающего автоматизацию бизнес-процессов по управлению корпоративным контентом. И наконец, минимальные затраты на интеграцию новой платформы в существующую учетную систему. В качестве решения по автоматизации документооборота был выбран продукт SAP Extended ECM by OpenText. Проектом занимался партнер SAP — компания «Сабрис», и завершил его в кратчайшие сроки: уже через два месяца система была переведена в продуктивную эксплуатацию. Сейчас с ней работает 825 пользователей.
В состав решения SAP Extended ECM by OpenText входят такие функциональные элементы, как Enterprise Scan, позволяющий проводить массовое сканирование и ввод первичных финансовых документов; Content Server для хранения и согласования документов, а также ECMLink для «бесшовной» интеграции в учетные системы SAP. В результате в Группе «Черкизово» создан единый электронный архив документов, автоматизирована обработка данных по нескольким функциональным областям (бухгалтерский учет, учет основных средств и т.д.), в том числе с помощью технологии штрихкодирования. Кроме этого, решена проблема дублирования информации, настроены процессы сканирования, регистрации документов в учетной системе, которая была согласована с корпоративной электронной почтой. Ежемесячно в системе обрабатывается 450 тыс. документов.
«Динамичное развитие бизнеса требует мощных и полнофункциональных ИТ-решений, поэтому SAP Extended ECM by OpenText мы рассматриваем как важный инструмент управления. Полная автоматизация документооборота позволила повысить эффективность финансовой функции компании за счет нового уровня качества обработки документов, снижения затрат и рисков», — прокомментировал результаты проекта Денис Горбунов, руководитель направления стратегических проектов Группы «Черкизово».
«Проект по внедрению SAP Extended ECM в «Черкизово» стал важной частью комплекса мер, позволяющих нашему заказчику управлять эффективностью и ростом в соответствии с выбранной стратегией. Переход к электронному документообороту в быстрорастущей холдинговой структуре позволяет получить значительные преимущества не только за счет сокращения внутренних издержек, но и благодаря снижению внешних рисков и затрат, связанных с подготовкой отчетности и взаимодействием с контрагентами», — отметил Дмитрий Шепелявый, заместитель генерального директора SAP СНГ.
«Два месяца с момента старта проекта и до начала промышленной эксплуатации ИТ-системы — это превосходный результат. Выдержать требуемые сроки, предоставив при этом качественное решение, нам удалось только благодаря слаженным действиям команды, как со стороны Группы «Черкизово», так и «Сабриса». Активное участие Группы в проекте, а также использование «Сабрисом» экспертизы, полученной при внедрении подобных решений, стало основным фактором успеха этого проекта», — считает Ровшан Касимов, генеральный директор «Сабрис».
Уже несколько лет подряд Группа «Черкизово» демонстрирует устойчивый рост, достигнув в 2015 году объема консолидированной выручки в 77 млрд рублей. Однако по мере роста бизнеса увеличивалось и количество финансовой документации, в результате чего возросли трудоемкость и затраты на ее обработку и хранение, а также подготовку для предоставления проверяющим органам. В связи с этим руководство Группы «Черкизово» приняло решение автоматизировать обработку основного потока первичных финансовых документов через Общий Центр Обслуживания (ОЦО), в учетной системе которого отражались бы все хозяйственные операции компании.
В планах по развитию решения — расширение функциональности, включая запуск системы управления договорами и автоматизацию центра хранения физических архивных документов, перевод всех ключевых бизнес-процессов на SAP ERP для повышения их скорости, прозрачности и надежности.
