Дочерняя компания ПАО «Ростелеком» – «Ростелеком контакт-центр» – перевели кадровое делопроизводство в электронный формат с помощью сервиса HRlink. За счет автоматизации HR-процессов колл-центр федеральной телеком-компании смог добиться экономии средств, а также обеспечил максимально комфортные условия для сотрудников и кадровых специалистов.
Штат колл-центра «Ростелеком контакт-центр» насчитывает не менее 6,5 тысяч сотрудников. Компания имеет широкую по географии распределенную структуру – в ее состав входят 25 обособленных подразделений с присутствием во всех федеральных округах, при этом кадровые специалисты представлены не в каждом подразделении.
Порядка 70% сотрудников «Ростелеком контакт-центр» работают удаленно, а функционирование колл-центров предполагает достаточно активную текучесть кадров. Все эти факторы ощутимо осложняли процессы приема на работу, оформления отпусков, а также увольнения. Кандидаты на должность распечатывали и подписывали пакет документов из 10-12 листов, после чего отправляли его в адрес кадровых специалистов с помощью курьера за счет работодателя.
Решение о внедрении кадрового ЭДО было принято, чтобы снизить затраты на кадровое делопроизводство, а также сделать работу с документами для сотрудников и кадровых специалистов более удобной и комфортной. «Ростелеком контакт-центр» рассматривал предложения по внедрению от двух поставщиков систем для безбумажного кадрового документооборота. Учитывались стоимость решения, его функциональность, простота в использовании. Кроме того, для заказчика было важно разместить персональные данные сотрудников на внутренних серверах компании.
Сравнив предложения, «Ростелеком контакт-центр» остановил свой выбор на платформе HRlink. Внедрение кадрового ЭДО заняло около полугода. Персональный менеджер HRlink провела с кадровыми специалистами «Ростелекома» четыре встречи, в ходе которых объяснила все особенности и преимущества работы с системой, после чего еще одна встреча была организована для ответов на вопросы сотрудников «Ростелеком контакт-центра». В рамках внедрения КЭДО в компании также запустили информационную рассылку о старте проекта по внедрению HRlink через корпоративный портал и социальные сети.
В пилотную группу перехода на безбумажное КДП вошли около 400 человек из подразделений в Центральном и Северо-Западном федеральных округах, после чего проект масштабировали на всю компанию. Сейчас к HRlink подключены все сотрудники «Ростелеком контакт-центра».
HRlink также помог «Ростелеком контакт-центру» в создании чат-бота о КЭДО, который разработали для вновь прибывших сотрудников. В режиме диалога человек может узнать ответы на часто повторяющиеся вопросы, а также найти контакты специалиста, ответственного в компании за взаимодействие с HRlink. Для того, чтобы чат-бот был еще эффективнее, в его разработке также использовались материалы FAQ от техподдержки HRlink.
«Я очень ценю и уважаю труд кадровиков. Обработка полученных заявлений на бумаге и в сканах по электронной почте отнимала у кадровых специалистов много сил. С внедрением HRlink у коллег не стало меньше работы – объемы документов и КДП остались прежними. Но процесс стал в разы удобнее, комфортнее и быстрее. Риски потери или неподписания документов фактически снизились до нуля. Кроме того, меньше чем за год мы сэкономили около 5,5 млн рублей за счет расходов на печать кадровых документов и курьерские службы», – прокомментировала Наталья Пригарова, руководитель отдела кадрового администрирования «Ростелеком контакт-центр».
«Автоматизация HR-процессов в крупных корпорациях не только оптимизирует работу с кадровыми документами, но и позволяет проявить реальную заботу о сотрудниках. Взаимодействие с кадровыми службами становится проще, обработка документов – быстрее, а бумажная рутина сводится на нет. Все это создает более комфортные условия для людей, что напрямую влияет на HR-бренд компании – растет как лояльность сотрудников к нему внутри корпорации, так и привлекательность бренда для специалистов извне», – добавил Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.
