Компания «Диджитал Дизайн» разработала для СИБУРа решение «Робот-планировщик», являющееся виртуальным ассистентом для подбора в календарях Microsoft Outlook оптимального времени проведения встреч. Сотрудникам компании-лидера по производству полимеров и каучуков стало проще назначать собрания с большим количеством участников. Время поиска подходящего интервала сократилось с десятков до нескольких минут.
Внедрение нового решения в СИБУРе иллюстрирует общий курс компании на цифровизацию и внедрение улучшений во всех процессах, в том числе небольших и рутинных. Ранее организаторы собрания часто сталкивались с проблемой, когда в календарях коллег и партнеров отсутствует единый свободный слот для назначения встречи, и из-за этого искали интервалы, подходящие большинству обязательных участников, предлагали варианты пользователям с закрытыми календарями, уточняли возможность освободить занятый диапазон у коллег и партнеров с другими встречами в требуемое время. Полученную информацию было необходимо проанализировать и выбрать оптимальный слот в календарях приглашаемых с учётом их должностей и важности конкурирующих собраний.
Теперь организаторам достаточно указать имена участников, приблизительную дату и длительность планируемой встречи, а трудоемкий процесс подбора лучшего времени берет на себя виртуальный помощник. «Робот-планировщик» анализирует календари участников, включая закрытые, и выдает список опций, ранжированный по приоритетности, с детальной информацией о виде конфликта в случае его наличия. Решение автоматически оценивает варианты временных интервалов для встреч по установленным в компании критериям с точки зрения доступности ключевых сотрудников и партнеров, обязательности присутствия участников на других внешних и внутренних собраниях, длительности перерывов в конце события. Организатору достаточно выбрать лучшее предложение и отправить приглашение на встречу.
Елена Кузьмина, директор, Административная поддержка руководителей, ООО «СИБУР», прокомментировала: «Робот-планировщик» позволил нашим сотрудникам в большей степени сосредоточиться на содержательной подготовке к собранию и тратить меньше времени на рутинные действия. 1 000 работников компании уже использует виртуального ассистента для подбора оптимального времени совещаний, и мы планируем увеличить это количество в ближайшее время».
