Группа Ренессанс страхование совместно с компанией Konica Minolta реализовала проект по аутсорсингу офисной печати в штаб квартире и филиалах компании.
Предложенное решение позволило не только оптимизировать операционные затраты, заменить устаревшее оборудование от разных производителей, создать единую инфраструктуру печати, реализовать требуемые параметры сервиса, но и максимально снизить риски от утечки информации за счет предотвращения несанкционированного доступа к системе печати и повышения контроля за сервисом в целом.
Обеспечение безопасности внутрикорпоративной информации — одна из серьёзнейших проблем, с которой сталкиваются все организации. Современные требования к печатным устройствам требуют надёжной защиты от посторонних лиц, поэтому перед печатью, копированием или сканированием пользователи должны проходить процедуру авторизации на многофункциональном устройстве (МФУ) с помощью PIN-кода или персонального магнитного пропуска.
«Основной задачей проекта стала организация единой системы печати с настраиваемыми политиками доступа для пользователей трех локаций клиента — Москвы, Санкт-Петербурга и Твери — отмечает Владимир Дементьев, Руководитель корпоративных продаж Konica Minolta. — Также заказчик акцентировал внимание на основной задаче проекта — защите документации и внутрикорпоративной информации от несанкционированного доступа и использования. Для реализации поставленной задачи была создана единая инфраструктура печати, объединяющая специализированное программное обеспечение и устройства ввода-вывода информации, с едиными параметрами качества и доступности сервиса».
«Изначально мы провели аудит и проанализировали текущую инфраструктуру клиента и на основе полученных данных смогли понять потребности заказчика, — продолжает Владимир Дементьев. — Результаты аудита позволили нам разработать проект оптимизации, в рамках которого нам удалось снизить количество используемого оборудования, уменьшить операционные затраты на расходные и запасные материалы, снизить количество потребляемой электроэнергии и тепловыделение».
Старт любого аутсорсингового проекта по мнению специалистов Konica Minolta должен начинаться с аудита существующей инфраструктуры, чтобы понять, правильно ли расположена техника, не слишком ли ее много, насколько устарели устройства, какая у них нагрузка и скорость печати. Важная часть аудита — интервью с пользователями на местах, удовлетворяет ли их местонахождение устройств и функционал. Получив данные по объемам затрат на печать в настоящий момент, легко можно рассчитать возможную экономию в будущем, что и было сделано.
«Проект по управлению и оптимизации процесса печати с Konica Minolta позволил нам снизить издержки и операционные расходы на 15%. При том, что мы произвели тотальную замену корпоративного оборудования на современные и высокопроизводительные МФУ, внедрили единую программную платформу по управлению средой печати, интегрированную с Active Directory, получили систему отчетности, которая позволила нам корректно относить затраты на сервис печати, а также смогли существенно снизить риски по несанкционированному доступу к внутрикорпоративной, в том числе конфиденциальной информации» — отметил Семён Тимохин, Управляющий директор департамента ИТ Ренессанс страхование.
