Компания «Первый Бит» провела вебинар «Роботизация бизнес-процессов с PIX RPA: от офисной рутины к эффективности». На примере внедренных программных роботов эксперты рассказали, каким предприятиям подходит эта технология, в чем ее преимущества и какова результативность.
Открывая вебинар, менеджер Дарья Нехорошева, представляющая проектный офис «Управление данными» компании «Первый Бит», рассказала, что ее коллеги специализируются на решении задач по автоматизации, в частности, внедрении систем МDМ (Master Data Management) для управления нормативно-справочной информацией, нормализации данных. МDМ невозможно представить без интеграционных систем, поэтому специалисты проектного офиса внедряют решения класса ESB (корпоративная сервисная шина).
В настоящее время активно развивается сотрудничество компании «Первый Бит с вендором PIX Robotics – разработчиком экосистемы технологичных решений для крупного бизнеса. Основанная в 2018 г. компания заявила о себе в сегменте программной роботизации с продуктами RPA. Через пару лет в портфеле PIX Robotics появилось BI-решение, затем начало развиваться и направление процессного управления (ВРМ). Продукты PIX Robotics, которая следует концепции low-code, включены в реестр отечественных решений.
Неутомимые труженики
RPA – это технология автоматизации бизнес-процессов с помощью программных роботов, которые имитируют действия пользователя в различных приложениях и системах для выполнения рутинных задач. Роботы работают через интерфейс, устанавливаются на корпоративных серверах (что особенно актуально для заказчиков), при необходимости работают в закрытом контуре (базовая настройка).
Робот хорош именно тем, что заменяет сотрудника на рутинных, часто повторяющихся задачах. Благодаря этому у сотрудников появляется возможность посвятить свое время выполнению творческих или специализированных заданий. По словам Дарьи Нехорошевой, переносить данные, перепечатывать, например с листочков, – это важно и нужно, но необязательно, чтобы это делал сотрудник с высшим образованием, бухгалтер и т. д. С подобными задачами отлично справляются роботы.
RPA можно интегрировать с машинным обучением (ML), искусственным интеллектом, что позволяет решать более сложные задачи, такие как обработка естественного языка, распознавание изображений, аналитика данных. Эксперты отмечают, что эта технология особенно хороша, когда речь идет о работе с большим объемом данных (выгрузка, обработка электронных таблиц, корректировка форматов, разделение текста, сбор и анализ данных из различных источников). С такими и подобными заданиями робот справляется легко. Технология RPA взаимодействует со всеми системами: робот, как обычный сотрудник, нажимает на ярлык, находит нужную кнопку или окно, вносит необходимую информацию.
Технология подходит всем предприятиям, у которых большой объем однотипных операций, стандартизированных процессов, обширный объем данных, сложные и громоздкие рабочие процессы (например, много одновременно открытых окон, поскольку нужно заходить в разные системы). Большим спросом пользуется RPA среди компаний, у которых есть потребность в высокой точности выполняемых операций, много повторяющихся задач и процессов, и для которых актуальны требования к сокращению операционных задач.
Роботы не только высвобождают время сотрудников, но и постоянно сохраняют высокую работоспособность: трудятся без перерыва, не ходят в отпуск, не пьют кофе. Риск возможных ошибок сводится к минимуму. А если и возникнет подозрение на какой-либо сбой, то в код закладывается опция обращения к специалисту, который может посмотреть, что случилось – все действия робота фиксируются. Между тем, эксперт неоднократно подчеркивала, что робот не может случайно перепутать или пропустить цифру, букву и т. д.
Спрос на программных помощников
В настоящее время программные роботы активно применяются в банковской сфере, например, банк «Открытие» использует более 600 роботов в различных процессах. Один из таких процессов – отправка отчетов вовремя. Проблема была не в том, чтобы высвободить сотрудников от выполнения данного задания, а в том, чтобы строго соблюдать установленные сроки. Как показывает практика, превзойти робота по уровню «ответственности» и точности на этом участке не может никто.
Кейсы RPA внедряются сегодня в ритейле (активный пользователь «Спортмастер»), тяжелой промышленности, HoReCa, строительстве. Девелоперы выбирают роботов, когда, например, нужно скачивать справки ЕГРН и для этого заходить на государственные сайты. В таких случаях обычная интеграция не работает – госсистемы не предлагают соответствующих настроек. Применение технологии RPA – оптимальный вариант.
В финансовом секторе предпочитают использовать решения повышенной сложности, в частности, когда от пристава поступает постановление на списание средств. Робот проходит по всем счетам, собирает информацию, анализирует, с какого счета можно произвести списание.
Функциональность роботов
О реализованных компанией «Первый Бит» кейсах рассказал аналитик Владимир Курзаков, который занимается разработкой роботов на базе ПО вендора PIX Robotics.
По мере увеличения нагрузки на корпоративные системы один из банков поставил цель ускорить безошибочную обработку счетов на оплату с последующим списанием денежных средств. В результате внедрения RPA робот загружает записи из информационной системы, проверяет текущие задолженности клиентов, анализирует выписки по счетам, уточняет возможность списания денежных средств, а также генерирует файл с соответствующими комментариями по каждой записи.
Благодаря выполнению этих функций процесс стал быстрым и более качественным. Справляется робот с этой задачей за четыре часа, человеку на ее выполнение требуется вдвое больше времени. Примечательно, что за пять месяцев работы робот не допустил ни одной ошибки, что подчеркивает эффективность внедренного решения.
Кейс в сфере HoReCa предусматривал автоматизацию выгрузки банковских выписок и обработки их в системе «1С». Робот формирует выписки на сайте банка и выгружает данные, загружает предобработанную информацию в «1С», проверяет заявки на корректировки, анализирует суммы с помощью компьютерного зрения (софт PIX RРА может использовать библиотеки машинного обучения), а также направляет пользователю уведомления о выполнении задачи. Благодаря этому решению на предприятии повысилась эффективность рабочих процессов. Робот справляется с таким объемом работы за 10 минут, сотрудник – за четыре часа. При этом за семь месяцев эксплуатации робот не сделал ни одной ошибки.
На предприятии транспортного обслуживания был роботизирован процесс создания и обновления отчетов, что исключило вероятность ошибок, допускаемых человеком. В функции робота входят чтение word-документов, анализ и считывание табличных данных, их предобработка, занесение информации согласно условиям в Exel. Реализация этого процесса позволила предприятию исключить риски, связанные с человеческим фактором. Весь процесс робот завершает за девять минут – в десять раз быстрее любого самого старательного сотрудника. За четыре месяца эксплуатации решения не допущено ошибок.
На примере этих проектов эксперт проиллюстрировал такие преимущества роботизации, как сокращение затрат, высокая производительность, исключение риска ошибок, масштабируемость, уменьшение нагрузки на персонал, повышение конкурентоспособности.
Во второй части вебинара эксперты показали несколько видеосюжетов работы программных роботов, прокомментировали порядок реализации их функциональных возможностей. Участники мероприятия смогли убедиться в том, как робот быстро и безошибочно вводит информацию, формирует счет-фактуру, а документы направляются на электронную почту прямо из системы.
Запрос справки 2-НДФЛ – один из видеосюжетов, показанных авторами вебинара. Взаимодействие с роботом осуществлялось через телеграм-канал (можно также настроить через портал, например, для заказа пропусков). Робот сформировал нужную справку и направил ее в бухгалтерию ответственному сотруднику. Запросившему документ придет уведомление о ее готовности.
В портфеле компании немало кейсов для кадровой службы. Робот способен подобрать актуальные резюме для формирования списка первоначальных кандидатов, собрать статистику, аналитику и т. д. Он может также произвести базовое взаимодействие с этими претендентами. Полноценное собеседование роботу доверять не стоит, поскольку он не обладает творческими способностями. Однако самое время – поручить ему оформление на работу нового сотрудника: ввести в систему необходимую информацию, выдать доступы. В таком случае работник отдела кадров сможет разговаривать с новичком, отвечать на его вопросы, не отвлекаясь на оформление документов.
Разнообразных решений на базе технологии RРА – множество. Один из роботов помогает формировать индивидуальные письма для заказчиков. Достаточно составить файл с перечнем ФИО, адресов электронной почты – получателей официальных писем от компании. Робот заходит на сайт, переводит фамилию в родительный падеж, добавляет компанию, имя, отчество получателя, сохраняет этот файл в формате PDF. А его «коллега», тоже робот, отправляет по заданным электронным адресам готовые PDF-письма. Такие помощники востребованы в различных отделах компаний и предприятий. В их надежности и добросовестности сомневаться не приходится, ведь они выполняют только то, что предписано им алгоритмом.
