Мультисервисный оператор логистических услуг на 70% сократил объем ручного труда сотрудников и на 80% ускорил обмен документами между отделом кадров и региональными подразделениями.
Отделения ПЭК расположены в России и за рубежом — в Армении, Азербайджане, Беларуси, Казахстане, Узбекистане, Киргизии, Таджикистане, Турции, Китае и ОАЭ. В российских отделениях, от Калининграда до Южно-Сахалинска, работают порядка 7600 сотрудников. В компании ежегодно генерируется в среднем 200 тыс. кадровых документов объемом от 1 до 12 листов каждый.
ПЭК подключил к сервису кадрового электронного документооборота (КЭДО) HRlink более 4 тыс. работников по всей России. Теперь сотрудники могут удаленно подписывать свыше 30 видов документов. Тогда как ранее на подготовку, печать и сортировку одного бумажного документа только в отделе кадров ПЭК уходило до 7 минут.
«Благодаря переходу на ЭДО наша компания оптимизировала 70% ручного труда. Снизилось число технических и других ошибок при подготовке документов. У отдела кадров освободилось время для того, чтобы проводить больше консультаций с сотрудниками, готовить аналитические и другие материалы, а также развивать дополнительные инструменты для улучшения качества работы», — рассказывает директор по персоналу ПЭК Виктория Цой.
В 2020 году ИТ подразделение приняло участие в эксперименте Минтруда, а в апреле 2023 года начался массовый переход на КЭДО. В ПЭК проанализировали более 10 решений, ориентируясь на такие критерии как безопасность хранения и обмена данными, скорость обработки документов, удобство интерфейса. В итоге, компания выбрала платформу с наиболее высокими показателями по этим категориям — HRlink.
«Нашей главной задачей было не навязывать переход на кадровый электронный документооборот людям, дать им возможность самостоятельно убедиться в том, насколько удобно его использовать. Мы подготовили видеоролики и провели серию интерактивных презентаций для сотрудников. При необходимости, каждый из них мог самостоятельно протестировать кадровый ЭДО перед тем, как подключиться к платформе», — вспоминает Виктория Цой.
ЭК на 80% ускорил обмен документами между отделом кадров, который расположен в Москве, и региональными подразделениями по всей России.
По итогам опроса, проведенного в октябре этого года, компания выяснила, что большинство сотрудников, которые до сих пор оформляют кадровые документы в бумажном виде, хотели бы перейти на ЭДО.
оэтому в следующем году ПЭК планирует подключить к платформе HRlink еще 1 000 человек. Таким образом, на кадровый ЭДО перейдут сотрудники компании с российским гражданством и работающие в ПЭК иностранные граждане, являющиеся налоговыми резидентами РФ.
«Переход на безбумажный документооборот – это неизбежное будущее, которое приблизили антиковидные ограничения и работа из дома в 2020-2021 годах. Сервис HRlink не только упрощает и ускоряет кадровые процессы в организации, но и показывает, что бизнес заботится о сотрудниках. Мы уверены, что в ближайшей перспективе число компаний, отказывающихся от бумаги в HR, будет только расти», — считает Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.
