Вебинар «Цифровизация в правительстве Вологодской области», который состоялся 7 декабря 2023 г., представил уникальный опыт масштабного перехода на отечественную систему электронного документооборота в региональном органе власти. Руководитель отдела перспективных разработок «Старков Групп» Алексей Шикин и начальник Управления информационных систем Центра информационных технологий Вологодской области Владимир Бородин поделились своим опытом и рассказали о том, как был организован процесс импортозамещения и создания безопасного цифрового пространства на уровне субъекта РФ. В результате внедрения системы электронного документооборота в региональном органе власти работают 4,5 тыс. пользователей и 350 организаций, ежегодно создается 800 тыс. документов, более 300 тыс. документов перенесено в новую систему. Эксперты также рассмотрели, как в системе реализованы согласование региональных и ведомственных правовых актов, совместный онлайн-доступ к документам, работа с обращениями граждан и обмен корреспонденцией между учреждениями и органами исполнительной власти.
Были обозначены следующие цели импортозамещения: перевод серверов на отечественную ОС, перевод СУБД на PostgreSQL, использование отечественных ОС на рабочих местах пользователей, а также переход на отечественный офисный пакет «Мой офис».
Как упростить переход
Важные выводы по результатам миграции обозначил Владимир Бородин. В частности, для упрощения перехода необходимо создавать дорожную карту на длительный период, четко обозначать цели проекта и критерии успешности, повышать эффективность обучения и методического обеспечения, организовать процесс обучения пользователей. Владимир Бородин отметил, что реализовать миграцию «всего и сразу» – нереально, нужно по процессам, по подразделениям, по системам. При реализации проекта следует использовать «гибкие методологии», обеспечивать поставку новой функциональности и апробацию на выделенных группах пользователей, измерять результаты, администрировать отечественные ОС и СУБД, иметь в наличии опытных инженеров, способных развернуть и настроить мощную инфраструктуру.
Владимир Бородин также рассказал об инновационном решении – АМР «Мой офис», которое позволяет эффективно работать с документами через современный веб-редактор прямо в браузере. Это решение облегчает использование офисных приложений на рабочем столе и способствует импортозамещению.
Мобильное приложение Solo
В мобильном приложении участвуют все руководители и их заместители, что делает его незаменимым инструментом для управления и координации деятельности на высшем уровне. Приложение позволяет одновременно работать до 50 пользователям, обеспечивая возможность согласования и подписания документов, рассмотрения и вынесения поручений, контроля исполнения и переноса сроков по поручениям. Это критически важное программное обеспечение, которое играет ключевую роль в эффективной работе в данной области.
Отдельный контур ОГ
Алексей Шикин описал преимущества отдельного контура ОГ: меньше пользователей, проще поддержка; меньший масштаб системы, проще аттестация; меньше рабочих мест, дешевле ПО для защиты; более простое администрирование для безопасников; улучшенная отказоустойчивость и отдельная база с ПДн. Среди недостатков он, в частности, выделил сложности в обслуживании двух контуров, вынужденную работу в двух системах сотрудников приемных. Кроме того, стоимость такого решения выше, чем у единой системы.
Функциональность
В рамках расширения функциональности была реализована уникальная возможность получения общегосударственных услуг: теперь можно внести информацию с помощью штрих-кода с бумажных документов. Также была осуществлена интеграция с порталом правительства и сайтами общегосударственных информационных систем. Можно загружать данные из Межведомственной электронной обменной системы. Была добавлена функция переадресации в общегосударственные информационные системы, включая возможность отправки поручений. Кроме того, теперь можно загружать информацию из автоматизированных систем электронного документооборота (в том числе корреспонденцию с общегосударственными органами).
Расширение интеграционных возможностей включает в себя автоматическую выгрузку ответов и информации в Межведомственный электронный документооборот и на портал Системы связи таможенных органов (ССТУ.РФ), выгрузку информации по 59-ФЗ в программное обеспечение для оперативного учета и обработки данных через API, автоматическую выгрузку ответов на электронные письма от заявителей. Все ответы и уведомления формируются автоматически из шаблонов, что обеспечивает быструю и эффективную работу с заявителями.
Вебинар «Цифровизация в правительстве Вологодской области» позволил ознакомиться с успешным опытом перехода на отечественную систему электронного документооборота. Благодаря этому удалось реализовать импортозамещение и создать безопасное цифровое пространство на уровне субъекта РФ. Этот опыт может стать примером для других регионов страны по цифровизации государственных структур.
