Специалисты компании AXELOT автоматизировали управление финансами компании PONY EXPRESS — крупнейшего в СНГ логистического оператора. Новая система, созданная на основе решения «1С:Управление холдингом 8», охватила более 500 рабочих мест в московском управлении и 60 филиалах компании по всей стране. Ускорился сбор финансовых данных от территориально-удаленных подразделений. Компания получила возможность более точно планировать предстоящие расходы. Строго регламентирована процедура согласования финансовых документов. Обеспечено оперативное формирование бюджетов, организован надежный контроль за их соблюдением по всем видам расходов, включая лимитированные и нелимитированные платежи.
PONY EXPRESS — крупнейший в СНГ международный логистический и 3PL оператор. Входит в состав одной из крупнейших в России диверсифицированных промышленных групп «Базовый Элемент». PONY EXPRESS предлагает полный комплекс услуг по обработке и доставке почтовых и грузовых отправлений, услуги ответственного хранения и складской обработки. Компания обладает самой широкой региональной логистической сетью в РФ, включающей в себя 60 филиалов и 128 региональных представительств, а также подразделения в Казахстане, Украине, Киргизии, Беларуси, Узбекистане, Азербайджане, Молдове, Армении.
Ежемесячно компания составляет консолидированную финансовую отчетность по московским офисам и 60 региональным филиалам. Для формирования этой отчетности центральное казначейство собирает от подразделений компании бюджеты доходов и расходов, бюджеты движения денежных средств, финансовые отчеты. На основании этих данных оцениваются результаты деятельности подразделений, планируются расходы компании, а также составляется платежный календарь, который предоставляется руководителям подразделений, высшему менеджменту, генеральному директору и акционерам.
Руководство PONY EXPRESS приняло решение о внедрении информационной системы, которая помогла бы усилить контроль за движением денежных средств, оптимизировать планирование и согласование платежей, ускорить сбор, обработку и консолидацию финансовых данных подразделений и филиалов. Необходимо было организовать оперативное формирование бюджетов предприятия: бюджета доходов и расходов по всем подразделениям, бюджета движения денежных средств, бюджетов проектов и т.д., а также обеспечить контроль их соблюдения по всем видам расходов, включая лимитированные и нелимитированные платежи.
Для оперативного управления и учета в компании используются решения фирмы «1С». Поэтому для автоматизации работы казначейства руководство выбрало «1С:Управление холдингом 8» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), разработанное на инновационной высокопроизводительной технологической платформе «1С:Предприятие 8.3».
Партнером по внедрению стала компания AXELOT, которая ранее успешно внедрила на подмосковном складском терминале PONY EXPRESS систему «1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом 4.0».
В ходе проекта было автоматизировано более 500 рабочих мест в московском управлении, а также в 60 филиалах компании по всей стране. Выполнена интеграция системы с учетными программами предприятия, в частности с «1С:Бухгалтерией 8 КОРП», которая для оптимизации обмена данными с «1С:Управлением холдингом 8» была переведена на новую редакцию 3.0.
Ключевые итоги проекта:
- Новая система помогла оптимизировать управление корпоративными финансами, появилась возможность детально планировать расходование денежных средств, более эффективно управлять остатками на расчетном счете. Унифицирована нормативно-справочная информация, систематизировано планирование бюджетов. В частности, упростилось и ускорилось формирование бюджета доходов и расходов (БДР). Филиалы компании теперь оперативно получают БДР и могут своевременно корректировать собственные финансовые планы в соответствии с общим бюджетом компании. На основании фактических данных бухгалтерского учета подразделений, в системе оперативно составляется отчет по сбору БДР, формируются сравнительные план-фактные отчеты, учитываются отклонения в процентном и натуральном выражении. Кроме того, установлены ежемесячные лимиты расходования денежных средств по различным статьям расходов. Это помогает лучше планировать бюджеты компании, контролировать их соблюдение, анализировать обоснованность платежей.
- Настроены маршруты согласования финансовых документов в зависимости от направления деятельности, проектов и видов расхода. В любой момент времени можно узнать в каком подразделении и у какого специалиста на согласовании находится тот или иной документ, можно просмотреть всю историю работы с документом, включая внесенные изменения. При этом полностью ликвидирована зависимость от персонала: работе в «1С:Управлении холдингом» обучены все сотрудники, и если ответственный за согласование специалист заболел или ушел в отпуск — документ согласует назначенный заместитель. На основании согласованных документов в системе оперативно формируется платежный календарь на предстоящую неделю. Все это помогает компании более точно и рационально планировать предстоящие расходы.
- Обеспечена взаимосвязь всех платежных документов, формирующихся в системе: заявок на платежи — первичных и согласованных руководством, платежных поручений, документов на списание денежных средств. Если один из документов не связан с общей цепочкой процесса — система просто не позволяет провести платеж. Это позволило усилить контроль за платежами и полностью ликвидировать проблему совершения оплат «напрямую» из «клиент-банка», без согласования с руководством.
- Упростилась работа бухгалтерии. Система позволяет контролировать наличие проведенных первичных документов в базе, появилась возможность «быстрого» закрытия документов, обеспечен оперативный доступ к достоверной информации о затратах компании. Каждое подразделение теперь может самостоятельно контролировать расходование денежных средств и планировать свои платежи. Это снизило трудозатраты бухгалтеров и ускорило формирование отчетности.
- Возросла исполнительская дисциплина сотрудников, работающих с системой: специалисты теперь физически не могут провести платеж, если предварительно не выполнят все положенные регламентные процедуры заполнения заявки на оплату. Количество ошибок при проведении документов уменьшилось втрое.
Руководитель проекта оптимизации систем управленческого учета PONY EXPRESS Маслова Анастасия Олеговна отмечает: «1С:Управление холдингом 8» помогло существенно повысить эффективность управления финансами предприятия: более грамотно планировать приход/расход денежных средств, более эффективно управлять остатками на расчетном счете компании и управлять планированием БДР в онлайн режиме.
Кроме того, внедрение «1С:Управление холдингом 8» в нашей компании качественно изменило отношение сотрудников к автоматизации как таковой. Раньше 1С — это была история только для бухгалтеров, теперь менеджеры высшего звена понимают, что они сами могут работать в информационном пространстве компании и формировать отчеты, не прибегая к помощи сотрудников бухгалтерии или планового отдела. Как только пользователь понимает, какую пользу он получает от системы, у него сразу появляются к ней новые и новые требования, он становится частью ее создания и усовершенствования. Здесь включается механизм «бережного обращения»: регламентируются процессы, описываются доработки, соблюдаются правила работы в системе. Как правило, если отношения «пользователь-система» складываются успешно, можно говорить о несомненном развитии и информационного пространства и корпоративной культуры компании в целом».
http://www.ponyexpress.ru
