К2Тех перевел электронный документооборот Федерального дорожного агентства (ФДА) с формата PDF на XML. Такой переход позволил ФДА упростить работу с электронными документами, ускорить обработку данных, снизить затраты и интегрировать агентство в цифровую экосистему госуправления. На реализацию проекта компании К2Тех потребовался всего месяц.
В России активно внедряется цифровизация госуправления, и XML – один из базовых форматов для обмена данными. В отличие от статичного и сложного для автоматической обработки формата PDF, XML – структурированный формат данных, который легко обрабатывается машинами и позволяет автоматически извлекать, анализировать и проверять данные без участия человека.
В январе 2024 года правительство РФ поручило федеральным органам исполнительной власти осуществить переход на работу с цифровыми поручениями до 1 июля 2024 года. В соответствии с этим требованием Федеральное дорожное агентство (ФДА) рассматривало несколько вариантов этого проекта:
– развертывание новой системы «Портал ГосЭДО»;
– интеграция платформы «Портал ГосЭДО» с системой электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) с помощью API;
– доработка функциональности существующей системы электронного документооборота.
Росавтодор выбрал третий вариант. Его главное преимущество – нет необходимости устанавливать и обслуживать дополнительные программы. При этом он позволяет полностью автоматизировать работу с документами и использовать одну систему, чтоб сотрудникам не приходилось переключаться между разными сервисами.
Проект выполнила компания К2Тех. Росавтодор учел ее опыт в доработке систем электронного документооборота для компаний из разных отраслей, наличие успешных кейсов и готовность обеспечить послепроектное сопровождение. Решение, предложенное специалистами К2Тех, полностью соответствовало требованиям заказчика как по стоимости, так и по подходу к реализации задач.
Согласно рекомендациям Минцифры РФ, команда К2Тех совместно с рабочей группой заказчика составила подробный план работ. Он включал оценку объема и сложности изменений, установку и тестирование программного обеспечения, обучение пользователей и организацию перехода на цифровой формат работы с поручениями.
Ограниченные сроки диктовали темп реализации проекта. Специалисты К2Тех приступили к работе в конце мая 2024 года, а уже 26 июня ФДА направила в правительство РФ письмо об успешном тестировании процессов обработки цифровых документов и подтвердил готовность к полноценному переходу на работу с цифровыми поручениями.
В настоящее время передача документов осуществляется через систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в едином формате. Каждый пакет включает PDF-документ и XML-файл с его цифровым описанием. При обработке поручений Росавтодор отправляет ответ в виде цифрового доклада – исходящего документа с электронной подписью. Он содержит ключевую информацию: текст доклада, пункт поручения, ссылку на входящий документ и адресата.
Благодаря МЭДО ответственные сотрудники могут получать поручения, готовить и отправлять ответы в электронном виде без дополнительных сопроводительных документов.
«Проект стал для нас вызовом из-за сжатых сроков и высокого уровня ответственности, который мы приняли и полностью выполнили. Команда уложилась в установленные рамки, а заказчик перешел на работу с цифровыми поручениями, что значительно ускорило их обработку. На сегодняшний день специалисты К2Тех продолжают оказывать техническую поддержку и консультировать пользователей. Мы готовы и дальше развивать систему заказчика, добавляя востребованный и современный функционал», — отметил директор направления «Электронный документооборот» компании К2Тех Василий Мухин.
