руководитель направления по внедрению ECM LanDocs, группа компаний ЛАНИТ
Руководители среднего и высшего звеньев постоянно думают о том, как повысить конкурентоспособность и снизить внутренние издержки, и стремятся оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Поскольку большинство процессов связано с согласованием документов либо их обработкой, они полностью или частично протекают в СЭД/ECM-системе. Поэтому есть два основных направления оптимизации: доработка СЭД/ECM в целях увеличения скорости процессов и анализ и изменение процессов на основании данных в СЭД/ECM-системе.
Организации значительно различаются по своему масштабу, корпоративной культуре, сложности внутренних бизнес-процессов. Разные подходы к принятию решений демонстрируют и руководители. Возможно, некоторым помогает хорошая интуиция, но для изменения жизненно важных или сложно устроенных процессов необходимо провести предварительный анализ.
Любая компания накапливает в СЭД/ECM много данных о том, как устроены внутренние процессы. На основе этих данных можно формировать гипотезы о том, какие процессы не оптимальны и что можно изменить. Если сформировать статистику по реальной скорости процессов в компании, по количеству задействованных лиц, подразделений и циклов согласования документов, то можно выявить отклонения от регламентированного процесса, узкие места в процессах и найти «пожирателей времени».
СЭД/ECM и инструменты BI
В СЭД/ECM-платформах есть «построители» отчетов, которые можно использовать для анализа процессов, но, как правило, они не позволяют полноценно анализировать большие объемы данных в различных разрезах с возможностью детализации. Для этого целесообразно использовать специализированные инструменты BI, которые дают возможность собрать, упорядочить данные, выявить взаимосвязи между ними и представить их в понятной визуальной форме. Преимущество применения BI еще и в том, что источниками данных для них могут быть не только СЭД/ECM-системы, но и другие корпоративные системы, что позволяет посмотреть на работу компании комплексно.
В идеальной ситуации использование BI обеспечивает возможность создать в организации набор динамических информационных панелей для руководителей и с их помощью оценивать результаты принимаемых решений. На уровне компании упрощенно процесс выглядит следующим образом: данные из информационных систем или отчетов собирают и консолидируют, затем их преобразуют, агрегируют, очищают и анализируют.
Данные можно собирать из информационных систем и загружать в BI даже вручную, но это требует много времени и человеческих ресурсов. Поэтому для СЭД/ECM-систем настраивают интеграцию с BI.
При внедрении BI надо обязательно учесть один момент: корпоративную СЭД/ECM можно настроить и кастомизировать под особенности бизнеса, но это ограничивает возможности использования стандартных коннекторов для интеграции с BI. Поэтому критериями выбора BI-системы помимо цены и качества являются время интеграции и квалификация специалистов.
При реализации BI-системы возможны различные варианты: внедрение на основе одной из популярных BI-платформ, использование SAAS-решения или даже самописного решения.
Интеграция СЭД/ECM с BI всегда односторонняя: СЭД/ECM является источником данных для BI, и не предполагается никакой обратной связи.
Интеграция СЭД/ECM-системы с BI может осуществляться несколькими путями – в зависимости от возможностей внедряемых систем и схемы их развертывания, а также имеющихся наработок/готовых коннекторов:
- настройка периодических ETL-заданий для загрузки в BI данных напрямую из базы данных СЭД/ECM или разовая загрузка данных на уровне СУБД;
- выгрузка из СЭД/ECM в промежуточный файл и последующая загрузка через коннектор в BI;
- использование для загрузки внешнего API BI системы.
Каждый из указанных способов имеет свои преимущества, и при выборе следует привлекать технических специалистов по интегрируемым системам.
После того как на основе проанализированных в BI-системе данных стало понятно текущее положение дел, формируются гипотезы по ускорению процессов. Гипотезы могут привести к исключению/изменению некоторых этапов/действий либо к пониманию необходимости дополнительной доработки СЭД/ECM-системы для автоматизации операций или помощи в принятии решений.
Для доработки системы существует много инструментов и модулей, которые можно внедрить для автоматизации либо ускорения как рутинных, так и сложных операций в СЭД/ECM, среди них – шаблоны, конструкторы документов, потоковый ввод данных, средства коллективной работы, маршрутизация, интеграция и интеллектуальная обработка.
Средства коллективной работы
Отдельно стоит рассмотреть средства коллективной работы, поскольку они пронизывают все процессы. Сотрудники тратят много времени на обсуждение и согласование очередного документа, именно это время компании пытаются сократить всеми возможными средствами и возлагают надежды на эффективную организацию коллективной работы.
Инструменты для коллективной работы могут быть реализованы в самой СЭД/ECM-системе. Как правило, это обсуждение документа на этапе его подготовки и согласования, инструменты проектной работы и версионность файлов.
В последнее время многие заказчики стали рассматривать возможность параллельного редактирования документов, когда файл находится в облаке и его могут одновременно дописывать несколько сотрудников. Пользовательский опыт работы с подобными решениями уже сформировался, поскольку большинство так или иначе эти возможности реализовало, например Google Docs.
Для удобства совместной работы программа должна в динамическом режиме отображать вносимые правки и комментарии с указанием их автора. Обычно эти функциональные возможности не входят в СЭД/ECM-системы и предоставляются внешними решениями. А поскольку большинство корпоративных СЭД/ECM-систем защищены, в основном рассматривают внедрение решения во внутреннем облаке. Интеграция с ним для СЭД/ECM-системы выглядит следующим образом: документ формируется по шаблону или другим способом добавляется в СЭД/ECM, затем определяется круг сотрудников, участвующих в обсуждении/выработке документа, документ по средствам внешнего API системы коллективной работы публикуют в облаке, участникам обсуждения рассылают ссылки на облачный документ, после окончания выработки/обсуждения документа его последнюю версию сохраняют в СЭД/ECM-системе, последнюю версию рассылают в СЭД/ЕCM уже по формализованному процессу – для придания ему легитимности и юридической силы. На этом этапе, как правило, документ еще дорабатывается, но уже применяется встроенная в систему версионность файлов.
******************************************
Необходимость внедрения таких решений в корпоративном секторе кажется очевидной, однако для каждой организации все индивидуально. Иногда подобные системы в разы увеличивают скорость разработки документов, а порой из-за разногласий участников документ разрабатывается бесконечно долго. Поэтому перед внедрением следует объективно оценить возможности их применения в конкретной компании.
