директор Центра ИТ и консалтинга, корпорация «Парус»
На уровень потребностей в инструментах проектного управления влияет прежде всего характер основной деятельности конкретного предприятия. Так, для ряда предприятий ОПК, занимающихся выполнением НИОКР, управление портфелем проектов – это, по сути, ключевой блок основной деятельности, и соответственно масштабность применения инструментов автоматизации проектной деятельности значительна. Для серийных типов производств или, например, поставщиков коммунальных услуг проектная деятельность носит, как правило, вспомогательный характер и может быть связана с технической подготовкой производства, вводом новых мощностей, проведением модернизации основных средств, организационными преобразованиями и пр.
При близких в целом функциональных требованиях к средствам автоматизации проектов существуют и довольно существенные различия в подходах. У предприятий с основной проектной деятельностью гораздо сильнее выражены потребности в части управления выполнением собственных работ – вплоть до управления функциями конкретного сотрудника компании. А предприятия, занимающиеся производственной деятельностью, зачастую реализуют проекты на подрядной основе, и управление проектами для них – это во многом управление отношениями с подрядчиками и поставщиками, структурированное по этапам проекта.
Приоритеты автоматизации
Итак, прежде всего, необходимо определиться с тем, какие задачи в области управления проектами на предприятии ОПК являются приоритетными с точки зрения автоматизации. К числу типовых мотивов автоматизации для руководства предприятия относятся:
- снижение риска нарушения условий договоров с гензаказчиком и риска возникновения сверхлимитных затрат на выполнение проектов;
- повышение прозрачности контроля исполнения проектов (договоров НИОКР).
Для планово-экономических служб основными мотивами будут:
- повышение точности планирования затрат по проектам, подразделениям, статьям затрат, а также точности планирования загрузки подразделений;
- снижение трудоемкости планирования загрузки и затрат подразделений.
Для финансовых служб приоритетными задачами являются:
- повышение оперативности формирования бюджетов (в частности, БДДС, БДР), отчетности по бюджетному блоку;
- уменьшение времени отклика финансовых служб на необходимость изменения структур бюджетов и алгоритмов их расчета;
- снижение риска превышения установленных бюджетом лимитов.
Для руководителей проектов и главных конструкторов к числу приоритетных задач относятся:
- снижение риска нарушения сроков сдачи работ и этапов проектов;
- уменьшение трудоемкости контроля фактического выполнения проектов по срокам и затратам;
- контроль исполнения проектов и формирования отчетности по проектам, в том числе по гособоронзаказу.
Для руководителей подразделений по производству и разработке важны:
- снижение риска невыполнения подразделением работ в рамках заказа;
- повышение оперативности контроля исполнения работ.
Для всех сотрудников предприятия большую ценность представляет создание в результате автоматизации управления проектами единой информационной среды предприятия, обеспечивающей обмен сообщениями, задачами, результатами работ, согласование проектных и отчетных документов.
Инструменты управления проектами
Очевидно, что инструментарий для решения перечисленных задач выходит за рамки традиционных представлений о достаточности применения систем управления проектами, таких как MS Project или Primavera.
Чаще всего, как показывает практика, используется следующая функциональная линейка инструментов проектного управления: BI-система, ERP-система, система календарно-сетевого планирования (КСП), системы сметного планирования.
BI-система обеспечивает визуализацию цветовыми индикаторами ключевых показателей реализуемых проектов, таких как объем выполнения этапов/работ, сроки исполнения, план-факт-анализ экономических параметров проекта. ERP-система автоматизирует функции планирования, учета и контроля финансов, затрат и трудоемкости собственных работ в процессе выполнения проектов НИОКР. Система календарно-сетевого планирования позволяет формировать первичный план-график работ, осуществлять укрупненное планирование и первичную балансировку сроков исполнения этапов проекта, включая определение критического пути, а также вести подробный учет прогресса проекта в разрезе работ, выполненных компанией-подрядчиком. Система сметного планирования используется на этапе подготовки проекта для оценки стоимости работ с учетом отраслевых нормативов.
Практические примеры
Несколько практических примеров проиллюстрируют масштаб применения систем управления проектами на предприятиях разного типа.
Пример 1. В НИИ автоматической аппаратуры имени академика В.С. Семенихина – предприятии ОПК с проектным типом деятельности – количество пользователей системы составляет сейчас более 300 человек, при общей численности сотрудников около 1000. В периметр системы управления проектами в целях оперативного согласования процессов выполнения работ по проектам и обмена организационно-распорядительной информацией были включены все сотрудники: от начальников департаментов до начальников секторов лаборатории. При этом используется следующая комбинация прикладного программного обеспечения: BI-система «Парус – Мониторинг», ERP-система «Парус – Предприятие 8» в составе подсистем управления проектами, финансами, персоналом, деловыми процессами и учетного контура. Система календарно-сетевого планирования не применяется.
Пример 2. В «Евроцемент груп» – концерне по производству строительных материалов с общей численностью персонала около 30 тыс. человек – количество пользователей ERP-системы «Парус – Предприятие 8» в составе подсистем управления проектами, финансами, персоналом, деловыми процессами и учетного контура 3000 сотрудников. В их число входят около 100 пользователей «Паруса», работающих в подсистеме управления инвестиционными проектами из управления капитального строительства, бухгалтерии, казначейства, подразделений материально-технического обеспечения как в центральном офисе, так и на производственных предприятиях. Применяется система календарно-сетевого планирования Primavera. Обеспечена интеграция в части передачи из КСП в ERP данных о физических объемах выполненных подрядчиком работ для определения прогресса по проекту в целом и возможности расчетов.
Важно понимать, что применению средств автоматизации предшествует серьезная организационно-методическая подготовка. В частности, в «Евроцемент груп» работы начались с диагностики состояния управления инвестициями по проектам капитального строительства и модернизации цементных предприятий. Были определены меры, необходимые для оптимизации процесса модернизации, и сформирована дорожная карта реализации изменений в части управления инвестиционной деятельностью холдинга. После этого была разработана методика инвестиционного планирования, исполнения, учета и контроля проектов, формирования управленческой отчетности, которая позволила определить требования к соответствующим автоматизированным решениям. На следующем этапе были подготовлены регламенты и автоматизированы базовые функции управления календарно-сетевыми графиками. На заключительном этапе работ были решены все задачи по регламентации и автоматизации процесса исполнения инвестиционных проектов модернизации, в рамках которого и были внедрены новые функции ПП «Парус» в части регистрации планов и отслеживания фактов выполнения бюджетов инвестиционных проектов.
Управление проектами с учетом специфики предприятия
Мы полагаем, что на предприятиях с высоким уровнем организации бизнес-процессов совместное использование систем КСП и ERP практически неизбежно – при условии наличия в ERP-системе подсистемы управления проектами. С учетом этого «Парус» разработал штатный интерфейс взаимодействия с наиболее популярной КСП-системой – Microsoft Project.
Таким образом, в отраслях, где при реализации проектов в основной деятельности задействовано незначительное количество материальных средств, подрядных организаций и поставщиков (например, в консалтинге), существенная нагрузка проектного управления, вероятно, ляжет на специализированную систему проектного управления, во всех остальных случаях – на ERP-систему. Поэтому лучшие решения для повышения эффективности системы проектного управления в организации путем ее автоматизации могут предложить интеграторы, имеющие успешный отраслевой опыт внедрения и систем ERP, и КСП.
