Компания FrieslandCampina Russia внедрила СЭД на базе Docsvision 5 с переносом договорных документов из прежней системы. Новое решение обеспечивает автоматизацию процессов согласования и хранения договорных документов и доверенностей, а также предоставляет доступ к архиву.
Предыдущая СЭД, построенная на базе ERP Microsoft Dynamics NAV, поддерживала только хранение архива договорных документов и не обеспечивала процесса согласования договорных документов, который до внедрения Docsvision осуществлялся по электронной почте.
Основной целью внедрения стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей.
В ходе проекта ИТ-интегратор — компания Digital Design — автоматизировала процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей заказчика на стадиях подготовки, согласования, регистрации, пролонгации, внесения изменений, аннулирования и хранения, а также организовала доступ к архиву договорной документации, загруженной в новую СЭД из Microsoft Dynamics NAV.
Основными требованиями к системе стали настройка процесса согласования документации с учетом распределенной структуры компании FrieslandCampinaCampina Russia, сохранение накопленных в прежней системе данных, а также наличие англоязычной версии системы. Предложенная Digital Design СЭД Docsvision 5 полностью соответствовала этим требованиям, что и определило выбор заказчика.
«Компания FrieslandCampina Russia имеет территориально распределенную структуру, и от организации документооборота зависит скорость принятия управленческих решений. Кроме того, FrieslandCampina — международная компания, поэтому для нас крайне важна реализация системы на английском языке. После кастомизации Docsvision под процессы и политики, существующие в нашей компании в отношении юридической документации, а именно: договоров и доверенностей – функциональность Docsvision дает нам возможность организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между всеми подразделениями компании», — сообщила Ольга Смирнова, руководитель юридического отдела FrieslandCampina Russia.
«Digital Design является одним из крупнейших партнеров Docsvision. Нашими специалистами накоплен колоссальный опыт по внедрению СЭД на этой программной платформе, в том числе и для организаций с территориально распределенной структурой. Эти знания позволили нам получить право на реализацию проекта для компании FrieslandCampina Russia и выполнить его с учетом всех желаний заказчика. Я надеюсь, что в дальнейшем наше сотрудничество продолжится, в компании рассматривается возможность и необходимость интеграции СЭД с учетной системой SAP в будущем», — прокомментировала Галина Майорова, менеджер по работе с корпоративными клиентами Digital Design.
Проект внедрения СЭД завершился в июне 2015 года. С этого момента в систему уже поступило более 950 новых документов и обработано свыше 3800 заданий. Общая численность пользователей СЭД — 60.
