Анна Гаевская, специалист, ELMA
Общая концепция современных систем документооборота состоит в объединении классической СЭД и решений по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота – в структурированном хранении и обработке документов, цель применения BPM-систем – развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные СЭД позволяют выйти за рамки классической канцелярии.
На сегодняшний день на российском рынке представлено огромное количество электронных систем документооборота, западных и российских, у каждой свои преимущества и недостатки. Из российских систем данной концепции в той или иной степени соответствуют три решения: Docsvision, Directum и ELMAECM+. Рассмотрим подробнее, какими средствами и возможностями они обладают и в чем они отличаются по различным критериям.
Функциональность и возможности интеграции
Прежде чем дать описание основных функциональных характеристик каждой из трех систем, отметим их общее свойство: все они имеют мобильное приложение для работы через планшетный компьютер.
Directum
Система Directumимеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе обеспечивается возможность настройки нумераторов, работы со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.
К недостаткам относятся отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.
Docsvision
В Docsvisionиспользуются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML-описанию регистрационной карточки.
ELMA
Система ELMAимеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен модуль ECM+, который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ – классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта, а также возможности BPM-системы; приложение ELMACRM+ – стандартный набор функций CRM и управления бизнес-процессами. Система имеет и свое KPI-решение.
Плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMAECM+, и у двух других решений. Кроме того, система быстро интегрируется с «1С» (поддерживаются все актуальные версии).
Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки. Имеются удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.
Интерфейсы
Directum
В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-incheck-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов, предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MSOutlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.
Но наряду с этим существуют и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом интерфейс выглядит перегруженным.
Рис. 1. Интерфейс Directum
Docsvision
В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.
Рис. 2. Интерфейс Docsvision
Среди недостатков можно выделить следующие: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание; не все операции поддерживают групповую обработку; процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MSOutlook.
ELMA
Интерфейс ELMAECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыта работы с подобными системами.
Рис. 3. Интерфейс ELMA
Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.
Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации.Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.
В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.
Функции поиска
Directum
В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.
К недостаткам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.
Docsvision
Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.
Недостаток – медленная работа панели просмотра.
ELMA
Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив – хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.
Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.
Административные настройки
Directum
В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.
Стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.
Docsvision
Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.
Недостатки отчасти те же: плохое отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, ведения истории справочника, создания типизированных и иерархических справочников, а также отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.
ELMA
В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.
Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.
Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.
В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников – указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.
Моделирование бизнес-процессов
Directum
Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, а также собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder, однако базовых блоков недостаточно.
Docsvision
Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.
ELMA
Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющемпростой и понятный графический интерфейс.В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0. Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.
Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.
Безопасность данных и действий
Directum
Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживаются дискретная и ролевая модели управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяются шифрование и ЭЦП.
Однако исключена возможность распределения прав доступа к настроенным поискам и создания сложных поисковых запросов, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте. Недостатком также является низкая скорость просмотра панелей.
В Docsvisionдоступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяются шифрование и ЭЦП.
ELMA
С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть Интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей, но есть три основных способа защитить вход в систему ELMA (доверенные устройства, вход по токену и вход по сертификату). Авторизация в системе может осуществляться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которыми пользователь вошел в Windows.
При согласовании и подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись, при этом, даже узнав пароль, никто не сможет за другого согласовать или подписать документ.
Управление правами в системе основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности.
В заключение отметим, что все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой – длительное объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании – весьма трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Как показывает практика, каждая из рассмотренных систем в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей.
