В Москве прошел 5-й ежегодный форум пользователей 1С: Документооборота. Аудитория мероприятия превысила 3 тыс. участников. Эксперты рассказали о новых возможностях версии 3.0 и ее преимуществах по сравнению с версией 2.1, представили сценарии обработки документов ЭДО с контрагентами, поделились особенностями ведения структуры предприятия в «1С: Документообороте».
Участникам мероприятия представилась возможность обменяться опытом внедрения программы, обсудить интересующие их вопросы с методологами и разработчиками. В новой версии решения значительно расширена и усовершенствована его функциональность по сравнению с «1С: Документооборот 2.1». О ключевых отличиях версии 3.0 рассказал руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы «1С» Александр Безбородов.
По словам эксперта, в 80% внедрений документооборота ведется на 3.0. Те, кто попробовал новую версию, возвращаться к предыдущей 2.1 не хотят: «И тесно, и возможностей больше в 3.0, и выглядит она более универсальной, легкой для адаптации под сложные и изменяющиеся процессы».
Значительные изменения программы затронули фактически все ее разделы, при этом разработчиками были учтены пожелания клиентов и партнеров. Среди преимуществ новой версии – единый видовой состав документов. В обновленном интерфейсе видно, какие настройки предусмотрены для каждой категории документов. Удобное рабочее место сотрудника, отвечающего на предприятии за документооборот как дисциплину, контролирующего наличие дублей, обновляющего структуру видов документов по итогам изменения деятельности и т. д. Предложенный интерфейс – единая точка входа в программу для настройки правил учета и обработки документов.
Современный механизм, меняющий подходы к учету документов, – тематики. Раньше для документов, различных по содержанию (например, служебные записки по безопасности, по доставке, по кадровым вопросам), приходилось заводить документы разных видов и выполнять многочисленные настройки для их учета и обработки. Теперь предусмотрен один вид документов, который соответствует номенклатуре дел, он же используется для целей архивного хранения. Для разделения документов по сути (в рамках одного вида) и предназначен механизм тематик. Прямо в карточке вида документа можно указать нужные тематики и здесь же произвести настройки, связанные с учетом и маршрутом обработки документов.
В редакции 3.0 появилась возможность собирать несколько подписей под документом, в том числе под исходящим. Система хранит все подписи, формирует для них лист подписания по аналогии с листом согласования (подписи могут быть простые, усиленные квалифицированные, усиленные неквалифицированные). Все это интегрировано с кабинетом сотрудника.
Еще одна новинка – функциональность подписания бумажных документов через помощников. Если документ направлен нескольким сотрудникам на подписание в электронном виде, но оказалось, что у одного из них нет электронной цифровой подписи, программа возвращается к началу процедуры и переводит ее в режим сбора подписей в бумажном виде. Данная опция особенно актуальна в период кадровых изменений на предприятии, когда меняются руководители подразделений, а электронные цифровые подписи им выдаются не синхронно или спустя некоторое время. Процесс подписания не остановится благодаря тому, что программа распознает несоответствия и запустит нужный режим.
В версии 2.1 процедура согласования предусматривала три возможных варианта: «согласовано», «согласовано с замечаниями» и «не согласовано». При этом многие пользователи хотели убрать вариант «согласовано с замечаниями», чтобы не давать сотрудникам возможности (при наличии серьезных замечаний) пропускать документ дальше по маршруту. В 3.0 такая опция реализована – на уровне всей системы можно закрыть вариант «согласовано с замечаниями».
В очередной редакции программы поддерживается разница ролей помощника и заместителя. Помощник не принимает управленческое решение, он отражает в программе распоряжение руководителя. Дополнительный механизм совместной работы – заместители. Теперь можно указать, по каким вопросам заместитель замещает руководителя, соответствующий след останется в программе (с сохранением функции зама).
Кроме того, теперь в программе можно создавать подразделение без руководителя. Версия 3.0 понимает такие ситуации – считает, что в роли координатора выступает руководитель вышестоящей структуры. Цифровой след в программе остается в привязке к нужному подразделению.
«Суперфишкой» эксперт назвал механизм «согласование в режиме замечаний». Раньше замечания к документу можно было указать двумя способами: примечание в документе Microsoft Word либо включить в документ текст, выделенный красным. В версии 3.0 реализован дополнительный вариант с сохранением вносимых замечаний.
Список добавленных замечаний сопровождает документ на всем его жизненном цикле. В таком режиме сотрудники-согласованты могут одновременно работать с документом, не мешая друг другу. Однако, по признанию представителя «1С», пока эта опция трудно работает с «Мой офис». Разработчики двух компаний в скором времени намерены устранить проблему. Если количество циклов согласования превысило норму, программа не позволит отправить документ на повторное согласование, а перешлет его подписанту с протоколом разногласий.
Много доработок в 3.0 касается файлов, приложенных к документам. В частности, есть возможность указать шаблоны имен файлов, настроить роли файлов, порядок их расположения в карточке документа (важные – сверху).
В новой версии появился чат-бот Ася. Готовый механизм, встроенный в программу, способен отвечать на различные вопросы, информировать о ключевых событиях в «1С: Документообороте». Можно подписаться на изменение документа, и чат-бот пришлет соответствующее уведомление. Этот открытый механизм интегрируется с другими системами, например, можно научить бота оповещать сотрудника об оставшихся днях отпуска.
Большое внимание разработчики уделили новому механизму правил коммуникаций. В версии 3.0 можно запретить ставить задачи вышестоящему руководителю, легко ограничить выбор адресатов или участников действий обработки документов заранее определенным кругом лиц. Каждое из реализованных правил отвечает на три вопроса: кто, что и кому можно отправлять.
В 3.0 появилась возможность прямого просмотра файлов популярных форматов непосредственно в карточках – открывать внешние приложения не требуется. Правда, при условии интеграции с Microsoft Word.
Важное прикладное преимущество касается обработки документов. В одноименной закладке пошагово фиксируется весь жизненный цикл документа и отображается в табличном виде.
В заключение эксперт отметил, что версии программы 2.1 и 3.0 подходят для применения в средних и крупных компаниях, холдингах, организациях и ведомствах. Но преимущества новой версии наиболее очевидны в случае крупных внедрений – редакция 2.1 не всегда справляется с современными задачами, актуальными для предприятий.
И дело не в технических сложностях, а в прикладных, поскольку на фоне часто меняющихся процессов, оргструктурных преобразований важно обеспечить механизмы совместного доступа, разделения прав, оперативного подключения сотрудников на этапе согласования или сбора подписей и т. д. Много аналогичных вопросов возникает в процессе использования системы документооборота. Для решения таких подзадач 3.0 подходит лучше всего, утверждают в фирме «1С».
