Специалисты компании ООО «Макрософт» завершили создание системы электронного документооборота в ООО «Международный аэропорт Минеральные воды». Система «1С:Документооборот 8 КОРП» объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Унифицированы формы документов, четко прописаны правила их оформления, хранения и обработки. Объем бумажного документооборота сокращен на 60%. На поиск нужного документа в архиве уходят теперь не часы, а считанные минуты. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, поручения выполняются вовремя. Более чем в 1,5 раза ускорилось согласование договоров, что помогает предприятию выстраивать более эффективные отношения с партнерами.
Международный аэропорт Минеральные Воды — крупнейший аэропорт Ставропольского края и Северо-Кавказского федерального округа, один из крупнейших на Юге России. Аэропорт находится на 16 месте по объёму пассажирских перевозок в России по итогам 2014 года. За 12 месяцев 2014 г. аэропорт обслужил 1 921 669 пассажиров. Прирост пассажиропотока по сравнению с 2013 г. составил 30,4%. Пассажиропоток международных рейсов увеличился на 19%, внутренних рейсов – на 34,5%. Наибольший прирост пассажиропотока зафиксирован на международных регулярных рейсах – 57,6%.
Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Сотрудники вручную оформляли около 1000 документов ежемесячно. Совместная работа с документами была затруднена. Не всегда удавалось вовремя довести до сотрудников тот или иной приказ, инструкцию или поручение. Для того чтобы согласовать документ, его приходилось по нескольку раз передавать из отдела в отдел в подразделениях, находящихся в разных концах города. На согласование договоров уходило около 2-3 недель. Кроме того, за все время работы аэропорта образовался огромный бумажный архив, на поиск нужных документов в котором тратилось слишком много времени.
Перед руководством предприятия остро возникла необходимость в наличии информационной системы, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками действия договоров, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.
Для управления и учета в предприятии уже успешно используются решения на базе «1С:Предприятие 8», поэтому для создания системы электронного документооборота была выбрана ECM-система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала компания ООО «Макрософт».
Ключевые итоги проекта:
- В единой системе электронного документооборота работают более 50 структурных подразделений предприятия, в том числе территориально удаленные. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач.
- В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства – должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось.
- Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. Оригиналы документов хранятся в архиве, а сотрудники работают с их электронными версиями. Права доступа к документам разграничены на основании должностных обязанностей специалистов. Поиск нужного документа в архиве занимает теперь не более пары минут, в то время как раньше на это мог уйти не один час.
- На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.
- Согласование и утверждение документов переведено в электронный вид. Процесс согласования строго регламентирован, четко прописаны маршруты движения для каждого вида документов. В итоге согласование документов ускорилось более чем на 50%. Договора обрабатываются значительно быстрее, что помогает предприятию выстраивать более эффективные отношения с партнерами.
- В системе назначены исполнители по каждому виду задач, настроена маршрутизация задач по ролям исполнителей. Например, заявку на оплату счета поставщику получит не один конкретный бухгалтер, а все ответственные сотрудники по этому участку работы. Такая схема работы помогает предотвращать случаи утери документов или неисполнения задач из-за болезни или отпуска сотрудника.
- Значительно укрепилась исполнительская дисциплина сотрудников: список задач теперь всегда под рукой на рабочем столе, сроки и последовательность действий заранее определены.
- Ещё большее удобство при работе с документами обеспечивается установленным для руководителей мобильным приложением. В любое время и в любом месте с его помощью можно ускорить рассмотрение и согласование важного документа. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия.
Заведующая службы делопроизводства в ОАО «Международный аэропорт Минеральные воды Марина Владимировна Гусева отметила: «Одним из преимуществ решения «1С:Документооборот 8» является его быстрая окупаемость и высокая экономическая эффективность, позволившая нам значительно снизить затраты на организацию документооборота предприятия. Это достигается за счёт значительного снижения времени выполнения трудоёмких операций. Работники ОАО «Международный аэропорт Минеральные Воды» теперь тратят меньше времени на рутинную работу с документами и больше внимания уделяют своим прямым задачам».
