История развития отечественного рынка систем автоматизации документооборота насчитывает более 20 лет. Процесс начался задолго до того, как на нашем рынке появились системы класса ECM (Enterprise Content Management), и даже задолго до появления самого термина. Рынок СЭД/ECM-систем развивался у нас самобытным путем, в результате сегодня на нем царят разнообразие и успешная конкуренция с западными ECM-системами ведущих мировых производителей. Причем это наблюдается не только в России, но и на всем пространстве бывшего Советского Союза.
Развитие функциональности
Сегодняшняя устойчивая двойная аббревиатура СЭД/ECM появилась относительно недавно (раньше было принято разделять эти два класса систем), и она отражает тот факт, что предложение производителей ПО существенно отличается от классического рынка ECM-систем. Дело в том, что изначально российские СЭД и западные ECM-системы решали разные задачи и были мало похожи по функциональности. Первые российские СЭД автоматизировали традиционное для нас делопроизводство. Их задачи сводились к ведению регистрационных журналов корреспонденции и организационно-распорядительной документации (ОРД), отслеживанию перемещения бумажных документов, фиксации выданных руководителями резолюций в учетных карточках документов. Стали возможными контроль хода исполнения этих резолюций, формирование отчетов. Автоматизация при этом оставалась условной, поскольку документы оставались бумажными, а руководители долгое время продолжали работать в традиционной манере, не используя компьютер. Таким образом, российские СЭД изначально представляли собой специфический класс учетных систем, работающих со сложными структурированными данными (это учетные карточки документов и резолюций), с довольно сложной системой представления информации и формирования отчетности.
Западные системы – предтеча современных ECM-систем – системы класса DMS (Document Management System) обеспечивали централизованное хранение электронных документов. В их задачи входили надежное хранение разнородной файловой информации, поиск, разграничение прав доступа. DMS-системы работали именно с неструктурированным контентом – файлами электронных документов, и основной их задачей было – заменить многочисленные «файловые помойки», упорядочить и централизовать хранение документов организации.
На протяжении 10–15 лет происходила постепенная конвергенция этих двух классов систем. Российские СЭД научились работать с электронными документами, приобрели функции «захвата» (capturing) документов, полнотекстового поиска и достаточные средства масштабирования. Западные ECM тоже значительно прогрессировали: за это время в них появились развитые средства управления метаданными, дизайнеры форм, развитые системы классификации и пр. И российские СЭД, и западные ECM-системы конвергировали с Workflow-системами, которые, в свою очередь, преобразовались в BPM (Business Process Management). В СЭД- и ECM-системах появились конструкторы бизнес-процессов, развитые средства маршрутизации документов и работы с заданиями.
Со временем на базе западных ECM-платформ российскими интеграторами были созданы надстройки – приложения, автоматизирующие традиционные задачи российского делопроизводства, которые в российских СЭД уже являются неотъемлемой частью функциональности самой платформы.
Все эти процессы и позволяют нам говорить о едином рынке СЭД/ECM, на котором успешно сосуществуют российские и западные системы, предлагая заказчикам в целом схожую функциональность.
Российский рынок СЭД/ECM – достаточно зрелый, стабилизировавшийся и неплохо сегментированный. Сегодня на нем наиболее активно представлены западные ECM-системы IBM File Net, OpenText (поглотившая недавно систему Documentum, хорошо представленную на нашем рынке), Microsoft SharePoint и система Alfresco. Количество российских систем, имеющих значительное число внедрений и хорошо зарекомендовавших себя на рынке, превышает десяток. Большая часть из них представлена в едином Реестре отечественного программного обеспечения, ориентированы они на различные масштабы и типы потребностей – от быстрого внедрения стандартных процессов для небольших компаний до полноценных масштабируемых платформ с развитыми инструментами кастомизации.
СЭД и ECM – в чем различия
Несмотря на то что сближение СЭД и ECM происходило непрерывно, разница и специфика все-таки есть.
Западные ECM-системы в базе решают инфраструктурную задачу – обеспечивают централизацию работы с файлами и предоставляют соответствующие средства для других систем (ярким примером такой интеграции является возможность использования ECM-системы OpenText для хранения файловой информации, порождаемой ERP системы SAP). На базе ECM-платформ также реализованы готовые инструменты автоматизации частных задач, специфичных для западного потребителя.
Например:
- Digital Asset Management – управление цифровыми активами организации, которые реализуют процессы контроля лицензий на использование сертификатов, патентов и мультимедийного контента, процессы защиты прав и пр.;
- Record Management – управление записями (юридически значимыми документами), системы данного класса реализуют специфические требования по организации архивного хранения документов, подпадающих под требования госорганов (DoD 5015.2, MoReq 2010) по организации долгосрочного хранения электронных документов.
Названные два класса задач не особенно востребованы в России в силу пока слабого внимания к цифровым активам и отсутствия формализованных требований к организации хранения электронных документов. При этом ECM-системы, как уже было отмечено, не содержат готовых инструментов автоматизации делопроизводства – их предлагают отечественные интеграторы в качестве дополнительных программных расширений ECM-платформы.
Традиционно к задачам ECM-платформ относилась и задача Web Content Management – управление содержимым корпоративного веб-сайта, однако в последнее время ее решение выделилось в отдельный класс систем CMS (Content Management System). Несмотря на близкие аббревиатуры, CMS и ECM – это сегодня два различных класса систем, реализующих разные инструменты для разных задач.
Еще одно различие СЭД и ECM связано с распространенным мнением, что западные ECM-платформы архитектурно более готовы к реализации высоконагруженных и масштабных проектов. Если говорить о практике, то, конечно, ECM-платформы обладают существенно большим количеством предъявляемых масштабных внедрений, однако если рассматривать внедрения именно в России за последние пять лет, то самые масштабные проекты реализованы именно на отечественных продуктах. Российские разработчики прикладывают много усилий для обеспечения масштабируемости своих решений. Наша компания, например, за последний год радикально модифицировала архитектуру платформы Docsvision и в настоящее время проводит амбициозные нагрузочные тесты, которые должны продемонстрировать нагрузку в 100 тыс. одновременных пользователей на одном централизованном сервере.
Что касается средств разработки и кастомизации, то принципиальной разницы между этими классами систем уже нет. Естественно, каждая конкретная система реализует несколько отличные модели приложений на базе платформ и различные средства конструирования. В любом случае в ней должны присутствовать средства моделирования и быстрой разработки приложений. Например, конструкторы форм и жизненного цикла документов, конструкторы процессов и отчетов, а также другие специфичные для той или иной системы наборы средств быстрой разработки позволяют адаптировать к реальным процессам компании приложения на базе платформы и создавать новые решения. Российские системы сегодня лучше адаптированы к решению задач с российской спецификой.
Подводя итог, можно сказать: выбор между российскими и западными СЭД/ЕСМ-системами сводится сегодня к тому, какую задачу необходимо решать в первую очередь. Если это задачи традиционной автоматизации документооборота с российской спецификой, согласование договоров и разработка специфических бизнес-процессов, то здесь оптимальный вариант – российские системы. Если речь идет об инфраструктурной задаче создания централизованного масштабируемого архива, работать с которыми будут различные подсистемы ИТ организации, то, возможно, стоит обратить внимание на ECM. Немаловажную роль играет и ценовой фактор, и сегодня, по понятным причинам, ПО отечественного производства выглядит более предпочтительно.
Функциональность СЭД/ECM-платформы как основа создания системы управления знаниями
Сегодня при выборе платформы для автоматизации документооборота заказчики обращают внимание в первую очередь на возможность автоматизации конкретного бизнес-процесса. Скажем, необходимо автоматизировать управление договорным процессом, обеспечить контроль исполнительской дисциплины в рамках контура общего делопроизводства и пр. Однако, внедряя платформу СЭД/ECM, мы создаем предпосылки для ее использования в самых разнообразных контекстах, для внедрения в организации единого централизованного репозитория всех документов организации и таким образом создания системы управления знаниями.
На какие функции платформы необходимо обратить внимание при выборе системы
Помимо средств масштабирования платформы следует обратить внимание на средства структурирования информации. В системе должны быть реализованы развитые механизмы управления метаданными (это структурированные данные, связанные с документом), которые используются для атрибутивного поиска, автоматический структуризации хранилища, управления процессами обработки документов в хранилище, а также разграничения прав доступа к документам.
Система должна позволять: создавать описания метаданных для различных типов документов без программирования и предоставлять инструменты конструирования форм для ввода и модификации этих метаданных; создавать различные справочники и связывать метаданные со справочниками; строить различные статические и динамические (классификаторы могут строиться на базе метаданных документов) классификаторы для документов. В последнее время все чаще возникает задача автоматизированного (с использованием средств искусственного интеллекта) заполнения метаданных и классификации на основе содержания документов.
Вторая группа функций, которые должна реализовывать платформа, – управление безопасностью. Сегодня для большей гибкости используются три способа управления правами доступа: традиционная дискреционная безопасность на основе статических списков доступа с заданными правами; мандатная безопасность на основе грифов безопасности документов и уровней допуска пользователей; наиболее гибкая модель контекстно-ролевой безопасности, когда возможность выполнять те или иные операции с документам зависит не только от принадлежности пользователя к группе, но и от содержимого документа и стадии его жизненного цикла.
Третья группа функций связана с возможностью автоматизированного ввода (Capturing) бумажных документов в систему. Сегодня востребованы не только простые механизмы потокового сканирования, но и средства автоматического распознавания текстов и форм (включая интеллектуальное распознавание атрибутов в немашиночитаемых формах), и даже средства распознавания рукописных документов и форм.
Как уже было отмечено, фактически стандартным требованием к системам автоматизации документооборота стало наличие полноценной BPM-системы, которая позволяет моделировать различные процессы с помощью визуальных инструментов, обеспечивать их отладку и визуальный мониторинг их реализации. В последние годы конвергенция ECM- и BPM-систем стала одним из главных трендов развития отрасли. BPM-подсистемы позволяют не только быстро и гибко автоматизировать процессы обработки документов в компании, но и собирать различные метрики о качестве этих процессов, реализовывать различные сервисные функции по обслуживанию системы и средства мониторинга отклонений от нормального режима функционирования системы.
Тренды
Тенденцией последнего времени стала тесная интеграция средств коллективной работы в базовые инструменты платформы. Это дает возможность формировать рабочие группы, создавать для них временные хранилища документов, средства группового редактирования контента, организовывать чаты и обсуждения. Появляются также различные инструменты управления микропроектами, динамического формирования так называемых кейсов – наборов документов и другой информации, задач и процессов по их обработке.
С учетом того, что в системах накапливается большое количество значимой для работы организации информации, актуальной стала интеграция ECM-функций системы и средств корпоративной аналитики. Это обеспечивает возможность формировать различные агрегированные отчеты, размещать отчеты и ключевые показатели процессов на корпоративных порталах и управленческих индикаторах (dashboard). Как правило, такие средства реализуются не внутри ECM-систем, а в интеграции с системами корпоративной аналитики.
Все эти базовые инструменты СЭД/ECM-системы должны быть доступны из любого приложения, создаваемого на ее базе в корпоративной системе автоматизации документооборота, что позволяет воспринимать все приложения как единый комплекс, обеспечивающий возможность переходить с уровня управления информацией в рамках отдельных приложений к уровню управления знаниями на уровне всей организации.
Еще одним из важных трендов в развитии функциональности СЭД/ECM-платформ в России является группа функций по поддержке работы с юридически значимыми безбумажными документами с учетом специфики требований российского законодательства. Но чтобы детально рассмотреть эти требования, необходима отдельная статья не меньшего объема.
